Documente cu alerte de expirare și solicitări

Documente și solicitări ține la un loc actele cu termen ale companiei și ale unităților ei — autorizații, contracte, polițe, regulamente — și cererile care vin din unități: o reparație, o problemă de rezolvat, materiale de consum. Cine răspunde de un document este anunțat înainte să expire, iar fiecare solicitare ajunge la cine se ocupă de ea și se urmărește până la capăt, cu istoric. Modulul este gândit pentru companiile cu mai multe unități, în care sediul și managerii de unitate au nevoie de aceeași evidență.

Documente: de la încărcare la reînnoire

1. Cine administrează documentele companiei (sau managerul, pentru unitățile din aria lui) încarcă fișierul și îi dă o denumire, o categorie și, dacă are, data de expirare. Documentul apare în „Documente companie” sau în „Documente unități”.
2. Alege când vin alertele: implicit cu 30 și cu 7 zile înainte și în ziua expirării, sau până la șase praguri proprii, între 0 și 365 de zile. Alege și cine le primește: anumite persoane, managerii unității sau, dacă nu alege pe nimeni, cel care a creat documentul.
3. Pentru o obligație care revine — o verificare anuală, un contract de service — completează „Se repetă la” un număr de luni: după ce termenul trece, data se mută singură la următorul.
4. În fiecare dimineață, Harmoniq verifică termenele și trimite fiecare alertă o singură dată, în aplicație, pe telefon și pe email, după cum și-a ales fiecare destinatar. O zi în care verificarea nu a rulat este recuperată a doua zi.
5. La reînnoire se încarcă o versiune nouă, cu o notă, și se schimbă data; alertele pornesc din nou pentru noul termen. Versiunile vechi și istoricul modificărilor rămân la document.

Pe panoul de bord, cei care răspund de întreaga companie văd câte documente au expirat și câte expiră în următoarele 30 de zile.

Cine vede un document

• Documentele companiei: toți cei care au cont, cu excepția celor marcate „Intern”, pe care le văd doar cei care administrează documentele companiei.
• Documentele unei unități: oamenii care lucrează acum în unitate și managerii care o au în aria lor; cele interne, doar cei care administrează documentele unității.
• Toți descarcă versiunea curentă; versiunile anterioare, istoricul și alertele trimise le văd doar cei care administrează documentul.
• Un document șters ajunge în coș, de unde poate fi restaurat sau șters definitiv.

Fișierele sunt păstrate privat, separat pentru fiecare companie, și nu au adrese publice: se deschid doar după ce Harmoniq verifică dreptul persoanei. Cine nu are acces la un document nu îl găsește nici în listă, nici prin căutare.

Solicitări de intervenție

1. Angajatul alege unitatea (a lui sau, pentru un manager, una din aria lui) și categoria stabilită de companie, de exemplu reparații sau IT, descrie problema și atașează până la 8 fotografii sau fișiere PDF.
2. Dacă acea categorie are un flux de aprobare, solicitarea așteaptă aprobarea, pas cu pas: managerul, un rol sau o anumită persoană. Fără flux, se deschide imediat.
3. Solicitarea deschisă ajunge la cei care se ocupă de categoria respectivă; dacă nu ați numit pe nimeni, la cei cu drept de aprobare la nivelul companiei. Unul dintre ei o preia, iar ea trece „În lucru”.
4. Totul se discută în firul solicitării: comentarii și schimbări de stare, fiecare cu autorul și ora. Cine nu a făcut schimbarea este anunțat.
5. La final, solicitarea este „Rezolvată” sau „Nerezolvată”, cu motivul. Dacă problema persistă, solicitantul o redeschide, tot cu un motiv; până să fie preluată, o poate și anula.

Cereri de materiale

1. Angajatul alege din catalogul companiei (cu imagine și unitate de măsură) materialele și cantitățile pentru unitatea lui și trimite cererea.
2. Cererea ajunge la cei numiți pentru acele materiale sau, dacă nu există, la cei care administrează materialele. Unul dintre ei o preia; cererile de materiale nu trec printr-un flux de aprobare.
3. La finalizare, cantitățile se scad din stoc. Dacă stocul nu ajunge, cererea nu poate fi finalizată până nu se înregistrează o intrare sau o corecție.
4. Stocul nu se scrie de mână: fiecare intrare, livrare și corecție rămâne ca mișcare de stoc, cu persoana care a făcut-o. Pentru materialele al căror stoc nu este urmărit, cererea se finalizează fără scădere.

Ce arată imaginea

Lista „Documente companie” a unei companii demonstrative, așa cum o vede cineva din resurse umane: fiecare document cu categoria și data de expirare, colorată după cât timp a mai rămas („expiră în 12 zile”, „a expirat ieri”), cu filtre după categorie și termen. Fila „Documente unități” arată același lucru pentru fiecare unitate.

Arhivare, aprobare, semnătură

Dacă vreți ca oamenii să confirme că au citit o regulă nouă, folosiți o postare cu confirmare de citire; procedurile scrise ca text au locul lor în baza de cunoștințe.

Limite și condiții

• Abonament: modulul este inclus în Profesional și Enterprise. Pe Starter se poate adăuga separat, ca modul suplimentar; în planul gratuit nu este disponibil. Detalii pe pagina de prețuri.
• Drepturi: „Administrare documente companie”, „Administrare documente unitate” (managerii de unitate și de zonă îl au implicit, pentru aria lor), „Trimitere solicitări” (orice angajat, implicit), „Aprobare solicitări” (managerii, implicit) și „Administrare materiale și stocuri”. Drepturile fiecărui rol se pot schimba.
• Ce se configurează: categoriile de documente, categoriile de intervenții cu cine le rezolvă și fluxul lor de aprobare (până la șase pași, aceleași fluxuri ca la concedii), catalogul de materiale și intrările în stoc.
• Fișiere: un document are cel mult 50 MB (PDF, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, text, CSV, imagini sau ZIP); o fotografie atașată unei solicitări, cel mult 15 MB. Fișierele intră în spațiul de stocare al abonamentului; când acesta se umple, încărcările noi sunt refuzate, iar nimic din ce este deja stocat nu se atinge.
• Doar documente ale companiei și ale unităților: modulul nu ține un dosar personal pentru fiecare angajat. Instruirile și verificările de securitate și sănătate în muncă ale fiecărei persoane se țin în modulul SSM, inclus în același pachet.
• Legături: documentele, solicitările și cererile de materiale se exportă în Excel de cei care au dreptul la rapoarte; în Enterprise sunt disponibile și prin API. Dacă folosiți și Performanța, procentul documentelor cu termen încă valabile poate intra în fișele de evaluare ale unităților.

Întrebări frecvente

Cine primește alerta de expirare dacă nu aleg pe nimeni?

Persoana care a creat documentul. Pentru documentele unei unități puteți bifa și „Alertează și managerii unității”, iar alerta ajunge la managerii care au unitatea în aria lor.

Pot semna documente în Harmoniq?

Nu. Harmoniq păstrează documentele, le urmărește termenele și înregistrează aprobările solicitărilor, dar nu are semnătură electronică. Un document semnat în altă parte se încarcă drept versiune nouă a celui existent.

Ce se întâmplă cu stocul dacă o cerere de materiale este anulată?

Nimic: stocul scade numai la finalizarea cererii. O cerere anulată, nouă sau preluată, nu mută nicio cantitate.

Își poate aproba un manager propria solicitare?

Nu. Nimeni nu decide asupra propriei cereri. Când managerul lipsește, un înlocuitor desemnat pe o perioadă poate decide pentru oamenii lui, dar nu și cererile managerului însuși.

Văd colegii mei solicitările pe care le trimit?

Solicitările de intervenție ale unei unități le văd oamenii care lucrează în ea, cei care le rezolvă și managerii din aria lor. O cerere de materiale o văd doar solicitantul, cei care se ocupă de materialele respective, managerii cu drept de aprobare pentru unitate și cei care administrează materialele.

Alertele și solicitările vin și pe telefon, ca notificări — vedeți cum funcționează notificările. Puteți încerca modulul în compania demonstrativă sau citi cum sunt protejate fișierele pe pagina de securitate.