Română
English
Instruirile SSM și controalele medicale au termene, iar la un control al inspecției muncii contează să știți, pentru fiecare om, ce are la zi și ce a expirat. Modulul SSM ține această evidență pentru toată compania: tipurile de instruiri și controale, cu periodicitatea lor, cine le-a făcut și când, fișa semnată atașată și alerte înainte de expirare. Îl folosește cine ține evidența SSM (HR, implicit); fiecare angajat își vede propria fișă.
Cum funcționează
- Stabiliți tipurile. De exemplu instruirea introductiv-generală, instruirea periodică sau controlul medical periodic: fiecare cu valabilitatea în luni (sau „o singură dată”) și dacă este obligatoriu pentru toți angajații.
- Înregistrați ce s-a făcut. Alegeți tipul, data, cine a efectuat instruirea sau controlul, observații și participanții. O sesiune de grup se înregistrează o singură dată pentru toți, iar fișa semnată se atașează la fiecare participant.
- Harmoniq calculează valabilitatea. Data următoare rezultă din data înregistrării și din valabilitatea tipului. Contează cea mai recentă înregistrare a fiecărei persoane, pe fiecare tip; cele vechi rămân în istoric.
- Vedeți starea fiecăruia: valabil, expiră curând (în următoarele 30 de zile), expirat sau lipsă (un tip obligatoriu pe care persoana nu l-a făcut niciodată). Lista se filtrează după aceste stări.
- Rezultatul: cu 30 de zile înainte de expirare, angajatul primește un memento, iar cine ține evidența primește un singur rezumat, cu câte instruiri și controale din aria lui expiră curând. Ce a expirat apare și în semnalele managerilor.
Exemplu: o rețea de depozite
O companie de distribuție are șase depozite și 140 de angajați. Responsabilul SSM ține instruirea periodică la depozitul din Ploiești pentru 25 de oameni: o înregistrează o singură dată, cu toți participanții, și atașează fișa semnată. Luna următoare, rezumatul îi arată că opt controale medicale din aria lui expiră în 30 de zile, iar fiecare dintre cei opt a primit deja mementoul. Un stivuitorist deschide „Fișa mea SSM” pe telefon și vede când îi expiră controlul.
Cine vede ce
- Cine ține evidența SSM: înregistrează și vede fișele oamenilor din aria lui; HR, cu acces la toată compania, le vede pe toate.
- Angajatul: propria fișă, cu istoricul și datele de expirare.
- Managerii: văd în semnale cine din aria lor are o instruire SSM sau un control obligatoriu expirat.
Limite
- Harmoniq ține evidența și vă anunță; nu programează sesiunile și nu înlocuiește serviciul de prevenire și protecție sau medicul de medicina muncii.
- Nu are câmpuri pentru rezultate medicale: păstrează data, cine a efectuat controlul, observațiile și documentul pe care îl atașați.
- Evidența SSM nu intră în scorurile KPI.
Întrebări frecvente
Trebuie să încarc fișa semnată pentru fiecare om?
Nu. La o sesiune de grup încărcați fișa o singură dată, iar ea se atașează la fiecare participant.
Când primește angajatul mementoul?
Cu 30 de zile înainte de expirarea celei mai recente înregistrări, o singură dată.
Ce înseamnă „lipsă”?
Un tip marcat obligatoriu pentru toți angajații, pentru care persoana nu are nicio înregistrare.
Pot vedea doar ce expiră luna aceasta?
Da: filtrați lista după „Expiră în 30 de zile”, „Înregistrări expirate” sau „Înregistrări lipsă”.