Export și schimbarea furnizorului

Data intrării în vigoare și a ultimei actualizări: 17 octombrie 2026

Acest Registru reprezintă informarea online pe care Regulamentul (UE) 2023/2854 (Regulamentul privind datele) o impune unui furnizor de servicii de prelucrare a datelor și face parte din Termenii și Condițiile Harmoniq (https://harmoniq.ro/legal/terms). El descrie cum își scoate un Client datele din Harmoniq — singur, oricând, sau ca parte a trecerii la un alt furnizor —, ce se poate exporta și în ce formă, ce nu se exportă și de ce, cum se încheie contul și cum se șterg datele, precum și garanțiile aplicabile cererilor de acces ale autorităților cu privire la datele fără caracter personal păstrate în Uniune. Pentru datele cu caracter personal se aplică, în plus, Acordul de prelucrare a datelor (https://harmoniq.ro/legal/dpa).

Furnizor: SYNCDEV S.R.L., nr. de ordine în Registrul Comerțului J2014000164361, EUID ROONRC.J2014000164361, CUI 33129339, Str. Fetițelor nr. 4, camera nr. 1, 820035 Tulcea, județul Tulcea, România. Contact general și asistență: hello@harmoniq.ro; protecția datelor: dpa@harmoniq.ro.

1. Cum începeți un export, o schimbare de furnizor sau o ștergere#

• Export, oricând: proprietarul contului companiei (rolul Proprietar) deschide Companie → Datele și contul companiei și alege „Pregătește exportul”. Nu este nevoie de preaviz, de o cerere sau de o aprobare din partea noastră și nu trebuie încetat nimic în prealabil. Pentru protecția datelor, pagina cere reconfirmarea parolei și este disponibilă doar proprietarului în persoană (nu și cuiva autentificat în numele său).
• Trecerea la alt furnizor sau la o soluție proprie: scrieți la hello@harmoniq.ro, menționând intenția de schimbare și data avută în vedere. Confirmăm în scris primirea și perioada de tranziție. Contul rămâne activ până când decideți să îl închideți.
• Închidere și ștergere: proprietarul contului închide contul din aceeași pagină, confirmând prin scrierea numelui companiei. Închiderea anulează abonamentul și deschide perioada de recuperare descrisă la secțiunea 2, la finalul căreia datele se șterg automat. Trecerea la un plan inferior, neplata sau expirarea perioadei de probă nu șterg nimic.

2. Perioadele de preaviz, de tranziție și de recuperare#

• Preaviz: cel mult două luni, așa cum permite articolul 25 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul privind datele. Un preaviz mai scurt este acceptat, la alegerea Clientului.
• Perioada de tranziție: 30 de zile calendaristice, care curg de la sfârșitul preavizului. Dacă schimbarea în acest interval nu este fezabilă din punct de vedere tehnic, vă comunicăm acest lucru în scris în termen de 14 zile lucrătoare de la cerere, cu motivare, și propunem o perioadă prelungită, care nu poate depăși șapte luni. Pe durata preavizului și a tranziției, contul funcționează integral: exportul complet, rapoartele și API-ul rămân disponibile.
• Perioada de recuperare: 30 de zile calendaristice de la închiderea contului. Recomandăm închiderea contului la sfârșitul perioadei de tranziție. În acest interval, utilizatorii companiei nu mai au acces la aplicație, iar proprietarul contului vede doar pagina Datele și contul companiei, de unde poate pregăti și descărca exportul complet sau poate redeschide contul, cu toate datele. Cu șapte zile înainte de data ștergerii, proprietarii contului primesc o notificare.
• Ștergere: la sfârșitul perioadei de recuperare, datele companiei sunt șterse definitiv. Vezi secțiunea 7.

Serviciul continuă integral pe durata preavizului și a tranziției, la planul și prețul convenite, iar măsurile tehnice și organizatorice de securitate din Acordul de prelucrare a datelor rămân aplicabile. Nu degradăm, nu limităm și nu restrângem un Client pentru că și-a anunțat plecarea.

3. Asistență pe durata schimbării#

Sunt incluse în abonament: exporturile în autoservire de mai jos, răspunsuri scrise privind structura, formatele și semnificația câmpurilor, precum și o cooperare rezonabilă cu furnizorul de destinație ales de Client. Munca semnificativă la comandă — scrierea unei transformări către schema altui furnizor sau operarea importului la destinație — este serviciu profesional, cotat în avans, și nu constituie niciodată o condiție pentru a vă scoate datele.

Dacă exportul nu poate fi obținut din aplicație — de exemplu, pe durata unei suspendări a contului, când aplicația permite doar plata și securitatea contului —, îl pregătim la cererea scrisă a proprietarului contului, trimisă la hello@harmoniq.ro.

4. Registrul datelor, structurilor și formatelor exportabile#

a) Exportul complet al datelor companiei — ZIP cu fișiere CSV#

Companie → Datele și contul companiei → Pregătește exportul. Arhiva se generează în fundal; proprietarul care a cerut-o primește o notificare când este gata și o poate descărca timp de 7 zile, după care arhiva este ștearsă de pe server. Un nou export se poate pregăti oricând. Structura arhivei:

• data/<tabel>.csv — câte un fișier pentru fiecare tabel al bazei de date care conține datele companiei. Lista tabelelor se stabilește din schema bazei de date la momentul exportului, astfel încât orice modul nou este inclus automat. Prima linie conține numele coloanelor din baza de date, apoi câte un rând pentru fiecare înregistrare.
• files/<cale> — toate fișierele încărcate de companie (documente, fotografii, atașamente, certificate, fotografii de profil ș.a.), la căile lor relative originale. Fișierul data/media.csv arată cărei înregistrări îi aparține fiecare fișier (tipul și identificatorul înregistrării, numele fișierului).
• CITIȚI-MĂ.txt și README.txt — explicația conținutului, în română și în engleză.

Format: fișiere CSV codate UTF-8, cu marcaj BOM (pentru ca programele de calcul tabelar să afișeze corect diacriticele), separator virgulă și ghilimele duble. Identificatorii se exportă exact așa cum sunt stocați, astfel încât relațiile se păstrează: cheile primare își păstrează valorile, iar coloanele *_id continuă să trimită la ele. Valorile numerice, inclusiv sumele și scorurile, se exportă ca zecimale exacte, fără rotunjire sau conversie; marcajele de timp includ decalajul față de UTC; valorile logice apar ca true / false, iar o valoare lipsă ca o celulă goală. Câmpurile structurate (de exemplu, textele traduse în mai multe limbi sau formulele KPI salvate ca arbore de calcul, alături de textul lor) se exportă ca text JSON în celulă. O celulă de text care începe cu =, +, - sau @ primește în față un apostrof, pentru ca un program de calcul tabelar să nu o execute ca formulă.

CNP-urile și valorile câmpurilor personalizate marcate ca sensibile, stocate criptat în aplicație, apar în arhivă în clar, pentru că sunt datele companiei. Arhiva trebuie păstrată în siguranță.

b) Rapoarte — Excel (.xlsx)#

Persoanele cu dreptul de export al rapoartelor pot genera, la cerere sau programat (săptămânal ori lunar), fișiere .xlsx pentru seturile de date disponibile în planul și modulele companiei: angajați, încadrări, cereri de concediu, solduri de concediu, rezultate KPI, obiective, evaluări, înscrieri la cursuri, certificate, documente, înregistrări SSM, audituri, planuri de acțiune, cereri de servicii, cereri de materiale, răspunsuri la chestionare nominale, totaluri ale chestionarelor, precum și, în CRM, clienți, oportunități, activități și feedback. Fiecare fișier conține coloanele alese, cu antete lizibile și date calendaristice reale, plus o a doua foaie care descrie raportul, filtrele, persoana care l-a cerut și momentul generării. Un raport cuprinde doar datele pe care persoana respectivă le poate vedea în aplicație, iar fișierul generat se păstrează o zi. Rapoartele sunt destinate consultării și încărcării în instrumente uzuale, nu reprezintă evidența completă.

c) API-ul companiei — JSON (planul Enterprise)#

API REST prin HTTPS, la adresa companiei (https://<companie>.harmoniq.ro/api/v1), autentificat cu chei API create de companie, cu drepturi de citire și scriere separate pe fiecare resursă, listă opțională de adrese IP permise și jurnal al apelurilor. Răspunsurile sunt JSON UTF-8, cu date în format ISO 8601 (UTC); listele sunt paginate (cel mult 100 de înregistrări pe pagină) și pot fi filtrate după momentul ultimei modificări (updated_since), ceea ce permite sincronizarea treptată către un alt sistem. Limita este de 120 de cereri pe minut pentru fiecare cheie. Documentația publică se află la https://harmoniq.ro/api, iar descrierea completă, în format OpenAPI 3.1, la https://harmoniq.ro/api/openapi.json.

d) Exporturi pentru o singură persoană — JSON#

• Angajați: o arhivă ZIP cu tot ce deține compania despre o persoană, câte un fișier JSON pentru fiecare tip de înregistrare, împreună cu fișierele atașate, pregătită la cererea persoanei sau a companiei (articolele 15 și 20 din GDPR).
• Clienți din CRM: tot ce deține compania despre un contact din CRM, ca fișier JSON descărcabil (articolul 15 din GDPR).

e) Ce cuprinde fiecare domeniu#

f) Ce nu se exportă și de ce#

• Secretele de autentificare: parolele (stocate doar ca amprentă), secretele și codurile de recuperare pentru autentificarea în doi pași, tokenurile de acces și de resetare, amprentele cheilor API, cheile și adresele abonamentelor la notificări push, tokenurile abonamentelor de calendar, sesiunile. Nu au nicio utilitate în afara Harmoniq și ar permite accesul în numele altcuiva.
• Indexul de căutare al CNP-ului: este o amprentă tehnică, derivată din CNP, care se exportă oricum în clar.
• Credențialele integrărilor: parola contului smslink.ro al companiei și cheia proprie a furnizorului AI. Se reintroduc la destinație.
• Fișierele temporare: importurile Excel în curs (șterse oricum după cel mult o zi), exporturile anterioare și exporturile pentru o singură persoană.
• Răspunsurile sigilate ale chestionarelor anonime încă deschise: nu există încă în baza de date și nu pot fi văzute de nimeni până la închiderea chestionarului; după închidere, ele intră în export.

5. Limitări tehnice cunoscute#

Enunțate deschis, pentru că un registru de schimbare a furnizorului care listează doar ce funcționează nu este un registru.

• Exportul complet este un export de date, nu o restaurare la cheie. Este complet și lizibil automat, dar nu punem la dispoziție un importator pentru platforma altui furnizor și nici nu sugerăm că ar exista unul.
• Nu există transfer automat sau migrare în timp real către furnizorul de destinație. Importul îl face Clientul sau noul său furnizor; API-ul (planul Enterprise) poate fi folosit pentru o sincronizare treptată pe durata tranziției.
• Datele de profil ale companiei însăși (denumirea, datele de identificare și de facturare, setările și identitatea vizuală) nu formează un tabel în arhivă; ele pot fi consultate în setările companiei și pe facturile noastre.
• Scorurile KPI sunt calculate de Harmoniq din formulele companiei. Arhiva conține formulele (text și arbore de calcul), valorile de intrare și rezultatele, dar motorul de calcul nu se exportă; recalcularea la destinație depinde de sistemul ales.
• Datele deținute de furnizorii proprii ai Clientului — mesajele trimise prin contul său smslink.ro, conversațiile purtate prin contul său propriu la un furnizor AI — aparțin unor relații contractate direct de Client și trebuie obținute de la aceștia.
• Conversațiile cu asistentul AI nu se exportă: se păstrează două ore, după care dispar.
• Arhiva include CNP-urile în clar și conținutul tuturor tabelelor, inclusiv mesajele directe dintre utilizatori. De aceea, doar proprietarul contului, în persoană și după reconfirmarea parolei, o poate cere și descărca.
• Companiile mari produc arhive mari. Când o singură descărcare devine nepractică, organizăm un transfer asistat, în loc să reducem ce se exportă.
• După închiderea contului, rapoartele și API-ul nu mai sunt disponibile; rămâne disponibil exportul complet.

6. Costuri#

Exporturile standard în autoservire nu se taxează, la niciun plan. Pentru taxele de schimbare a furnizorului se aplică articolul 29 din Regulamentul privind datele: până la 12 ianuarie 2027, orice taxă redusă de schimbare nu poate depăși costurile directe suportate de noi și trebuie comunicată în avans; de la acea dată nu se percep taxe de schimbare acolo unde se aplică articolul 29. Serviciile profesionale de la secțiunea 3 sunt distincte de taxele de schimbare și se convin în avans. API-ul face parte din planul Enterprise.

7. Ștergerea la finalul procesului#

Închiderea contului se confirmă explicit, prin scrierea numelui companiei, și poate fi anulată prin redeschiderea contului oricând în cele 30 de zile ale perioadei de recuperare. La sfârșitul acestei perioade se șterg definitiv toate datele companiei din Harmoniq: înregistrările din baza de date, toate fișierele și domeniile proprii configurate. Rămân doar facturile emise de noi (cu datele de facturare ale Clientului, păstrate pe durata cerută de legislația contabilă) și o evidență a ștergerii care conține doar numele și adresa companiei în Harmoniq, datele închiderii și ștergerii și numărul de înregistrări șterse, fără conținutul acestora.

Datele din copiile de siguranță nu sunt readuse în uz: copiile de siguranță expiră odată cu ciclul lor, în cel mult aproximativ 90 de zile, iar ștergerile conturilor închise se reaplică după orice restaurare. La cerere, furnizăm o confirmare a finalizării ștergerii.

Ștergerea datelor unei singure persoane — anonimizarea unui fost angajat sau ștergerea unui client din CRM, cu păstrarea cifrelor — se face din aplicație, la instrucțiunea companiei, potrivit Acordului de prelucrare a datelor.

8. Asistență, contact și escaladare#

• Întrebări despre export și schimbarea furnizorului: hello@harmoniq.ro.
• Întrebări privind datele cu caracter personal și persoanele vizate: dpa@harmoniq.ro.
• Dacă o cerere nu este tratată corespunzător, se aplică procedura gratuită de plângeri din Termeni. Nimic din ea nu împiedică Clientul să inițieze proceduri judiciare sau să se adreseze unei autorități competente.

9. Accesul autorităților la datele fără caracter personal (articolul 28 din Regulamentul privind datele)#

Atunci când o autoritate dintr-o țară terță solicită sau urmărește transferul unor date fără caracter personal păstrate în Uniune prin Harmoniq, se aplică următoarele.

• Unde se află datele: aplicația, baza de date, stocarea de fișiere și copiile de siguranță sunt găzduite de Hetzner Online GmbH în Germania, iar copiile de siguranță externe se află tot în Spațiul Economic European. Serviciul este furnizat din Uniunea Europeană de o societate română, supusă dreptului român și celui al Uniunii.
• Ce jurisdicții pot ajunge la ele: România și Germania, ambele state membre. Niciun furnizor dintr-o țară terță nu deține datele serviciului de bază. Asistentul AI, opțional și activat doar de companie, poate implica destinatari din afara SEE; aceștia sunt enumerați, cu locație și temei de transfer, în registrul subîmputerniciților (https://harmoniq.ro/legal/subprocessors).
• Garanții: transferăm date fără caracter personal sau permitem accesul la ele, ca răspuns la o autoritate dintr-o țară terță, doar dacă cererea se întemeiază pe un acord internațional în vigoare între acea țară și Uniune sau un stat membru sau, în lipsa unui astfel de acord, doar după ce evaluăm dacă cererea este specifică, motivată, proporțională și supusă controlului și dacă respectarea ei ar intra în conflict cu dreptul Uniunii sau cu dreptul român.
• Contestare: când o cerere intră în conflict cu dreptul Uniunii sau al unui stat membru, nu ne conformăm doar în temeiul cererii. Acolo unde legea permite, solicităm opinia organismului național competent, cerem autorității solicitante să urmeze calea asistenței reciproce sau a acordului internațional aplicabil și contestăm cererea în fața instanței competente.
• Minimizare: dacă divulgarea devine în cele din urmă legală și inevitabilă, divulgăm minimul permis și consemnăm ce s-a divulgat, către cine și în ce temei.
• Informare: Clientul afectat este informat înainte de divulgare ori de câte ori legea permite acest lucru și, în caz contrar, de îndată ce legea o permite, pentru a-și putea exercita propriile drepturi.
• Actualitatea acestor informații: această pagină este locul în care informațiile relevante privind jurisdicția și garanțiile sunt menținute la zi. Este revizuită ori de câte ori se schimbă găzduirea, registrul subîmputerniciților sau legislația aplicabilă, iar versiunea este actualizată în consecință.

10. Modificări#

Modificările semnificative ale acestui Registru se notifică potrivit Termenilor, iar data intrării în vigoare și versiunea se actualizează. Versiunile anterioare sunt disponibile la cerere, la hello@harmoniq.ro.