Aplicație pentru concedii și absențe

Modulul Concedii ține tot drumul unui concediu: angajatul cere zilele, cererea ajunge la cine trebuie să o aprobe, soldul se actualizează singur, iar managerii văd în planificarea echipei cine lipsește în fiecare zi. La tipurile socotite în zile lucrătoare, zilele se numără fără weekenduri, fără sărbătorile legale din România și fără zilele libere acordate de companie. Este gândit pentru companiile care vor să renunțe la tabelele de concedii și la aprobările pe e-mail, oricâte locații ar avea.

Cum se folosește

1. Angajatul face cererea. Alege tipul de concediu și perioada și vede, înainte să trimită, câte zile ia cererea și, la concediul de odihnă, câte zile mai are disponibile. Dacă tipul le cere, adaugă documentul, seria și numărul lui sau un înlocuitor dintre colegi. Rezultatul: cererea apare „în așteptare” la el și la cei care o aprobă. Harmoniq nu primește o cerere care se suprapune cu alt concediu, care depășește zilele disponibile sau numărul maxim de zile al tipului.
2. Cine aprobă primește o notificare. Pe fiecare pas al fluxului aprobă managerul persoanei, un rol (de exemplu HR) sau o persoană anume. Rezultatul: cererea apare la Aprobări.
3. Aprobatorul decide din listă. Aprobă sau respinge, iar la respingere scrie motivul. Pe un pas decide primul aprobator care răspunde; o respingere încheie cererea, o aprobare o trimite la pasul următor. Rezultatul: la final, persoana primește răspunsul.
4. Soldul se actualizează. Zilele aprobate apar ca efectuate. Cele în așteptare sunt deja scăzute din disponibil, ca să nu poată fi cerute de două ori.
5. Concediul apare în calendar și în planificarea echipei. Managerul vede luna întreagă pentru oamenii din aria lui, cu tipul fiecărui concediu; cererile în așteptare apar hașurate. Colegii din aceeași unitate văd în calendar doar concediile aprobate, ca „absent”.
6. Dacă planurile se schimbă, persoana își retrage o cerere în așteptare sau una care nu a început încă, iar HR poate anula orice cerere activă. Rezultatul: zilele revin în sold, iar cine trebuia să decidă află.

Concediul medical urmează alt drum: se înregistrează cu certificatul atașat și seria și numărul lui, de persoana însăși sau, pentru ea, de HR ori de manager. Nu are nevoie de aprobare, se numără în zile calendaristice și nu se scade din concediul de odihnă.

Ce arată imaginea

Lista „Toate cererile” din compania demonstrativă, așa cum o vede HR: pentru fiecare cerere, persoana, tipul de concediu, perioada, numărul de zile și starea (în așteptare, aprobată, respinsă sau anulată), cu filtre după persoană, tip, stare și perioadă. Un manager vede aceeași listă doar pentru oamenii din aria lui.

Exemplu: o cerere peste 30 noiembrie și 1 decembrie

Exemplu: o angajată care lucrează în companie tot anul cere concediu de odihnă de luni, 23 noiembrie, până vineri, 4 decembrie 2026. Compania nu a stabilit zile libere în plus în această perioadă.

Dacă avea 20 de zile cuvenite pe 2026 și 3 zile reportate din 2025 și nu a mai luat concediu de odihnă anul acesta, după cerere îi rămân 15 zile disponibile; primele folosite sunt cele 3 zile reportate. Dacă, înainte de cerere, compania ar fi declarat zi liberă miercuri, 2 decembrie, cererea ar fi avut 7 zile.

Tipurile de concediu cu care porniți

Fiecare companie primește aceste tipuri, cu valori predefinite după legislația din România. Toate se pot modifica, dezactiva sau completa cu tipuri proprii.

La un tip, compania alege: cum se numără zilele, dacă se scad din soldul anual și câte zile are pe an, cât timp rămân valabile zilele reportate, maximul pe cerere, dacă este plătit, dacă cere document, serie și număr sau înlocuitor, și fluxul de aprobare. Valorile sunt un punct de plecare: le potriviți cu contractele și regulamentul intern.

Soldurile

• Zilele cuvenite se calculează proporțional cu partea din an în care persoana este angajată, după data angajării și, dacă este cazul, a plecării, rotunjit la zile întregi.
• Zilele rămase dintr-un an trec în soldul anului următor, o singură dată, și se folosesc primele. Lângă sold se vede până când sunt valabile.
• Corecția adaugă sau scade zile, de exemplu zilele suplimentare din contract. HR poate modifica, pentru fiecare persoană și an, zilele cuvenite, cele reportate și data lor de expirare.
• Zilele efectuate și cele în așteptare nu se țin de mână: se adună de fiecare dată din cereri, așa că soldul nu poate rămâne în urmă.

Limite și condiții

• Abonament: Concedii este inclus în toate abonamentele, inclusiv în planul gratuit, la fel ca Calendarul, unde se află planificarea echipei. Exportul în Excel se face din Rapoarte, cu dreptul „Exportă rapoarte în Excel”; cererile și soldurile sunt disponibile și prin API, pe Enterprise.
• Drepturi: „Solicitare concedii” (toți angajații, implicit), „Aprobare concedii” (managerii, implicit) și „Configurare tipuri de concediu și solduri” (HR, implicit), care acoperă și zilele libere ale companiei și fluxurile de aprobare. Fiecare vede și decide doar pentru oamenii din aria lui.
• Ce trebuie pregătit: angajații, legați de conturile lor, cu data angajării; unitățile și cine coordonează pe cine, ca să știe Harmoniq la cine merge fiecare cerere; zilele reportate din anii dinaintea Harmoniq, introduse la Solduri; zilele libere ale companiei.
• Zile întregi: concediul se cere pe zile; nu există ore sau jumătăți de zi. Un concediu din soldul anual care trece dintr-un an în altul se cere în două cereri, câte una pentru fiecare an.
• Calendarul zilelor: sărbătorile legale sunt cele din România, calculate pentru fiecare an (inclusiv Paștele și Rusaliile). Zilele libere și cele lucrate stabilite de companie se aplică întregii companii. Zilele se numără când este trimisă cererea; o zi liberă adăugată mai târziu nu schimbă cererile deja făcute.
• Harmoniq ține evidența concediilor; nu calculează salarii sau indemnizații, nu ține pontajul și nu transmite date în REGES.

Întrebări frecvente

Văd colegii de ce lipsește cineva?

Nu. Colegii din aceeași unitate văd în calendar doar că persoana este absentă, și doar după aprobare. Tipul concediului — de exemplu concediul medical — îl văd doar persoana, cei care îi aprobă cererile și HR.

Cine aprobă când managerul este plecat?

Managerul își poate desemna un înlocuitor pentru o perioadă; dacă înlocuitorul are dreptul de aprobare, decide cererile oamenilor din aria preluată, dar niciodată pe ale managerului pe care îl înlocuiește. La pasul „managerul persoanei”, HR primește cererea doar dacă persoana nu are niciun manager care aprobă.

Cum adăugăm zilele libere dintre sărbători și sâmbetele lucrate?

La Zile libere și lucrate, HR adaugă o zi liberă sau o zi lucrătoare, cu o denumire. De atunci, cererile noi le iau în calcul, iar zilele apar în calendarul tuturor.

Ce se întâmplă cu zilele de concediu neefectuate?

Trec în soldul anului următor și se folosesc primele. Ce rămâne din ele nu se mai reportează încă un an. HR poate corecta oricând zilele reportate și data până la care sunt valabile.

Putem avea tipuri de concediu proprii și mai mulți pași de aprobare?

Da. Adăugați tipuri cu regulile lor și fluxuri de aprobare de până la șase pași, de exemplu întâi managerul, apoi HR. Un tip fără flux se înregistrează imediat, fără aprobare.

Mai departe

• Ghid: evidența concediilor fără tabele Excel
• Calendar și evenimente: sărbătorile, concediile și evenimentele companiei
• Oameni și organizare: unitățile, managerii și înlocuitorii
• Pe telefon și notificări: cereri și aprobări de oriunde
• API pentru companie: cererile și soldurile în alte sisteme
• Prețurile și ce include fiecare abonament
• Încercați compania demonstrativă