Politica de confidențialitate

Data intrării în vigoare și data ultimei actualizări: 18 octombrie 2026

1. Cine suntem#

Harmoniq este furnizat de:

• SYNCDEV S.R.L.
• Nr. de înregistrare la Registrul Comerțului: J2014000164361
• EUID (identificator unic european): ROONRC.J2014000164361
• CUI / cod de identificare fiscală: 33129339
• Sediu social: Str. Fetițelor nr. 4, camera nr. 1, 820035 Tulcea, județul Tulcea, România
• Email general: hello@harmoniq.ro
• Contact pentru protecția datelor: privacy@harmoniq.ro
• Formular de contact: https://harmoniq.ro/contact

Pentru prelucrarea descrisă în prezenta Politică de Confidențialitate, SYNCDEV S.R.L. („SYNCDEV”, „Harmoniq”, „noi”, „nouă”) este operatorul de date, cu excepția cazului în care Secțiunea 2 prevede altfel.

SYNCDEV nu a numit un responsabil cu protecția datelor întrucât a stabilit că criteriile obligatorii de numire prevăzute la articolul 37 GDPR nu sunt în prezent aplicabile. Întrebările privind confidențialitatea și cererile persoanelor vizate trebuie trimise la privacy@harmoniq.ro.

2. Domeniu de aplicare și alocarea rolurilor#

Prezenta Politică se aplică atunci când dumneavoastră:

• vizitați site-ul public Harmoniq (https://harmoniq.ro și versiunea în limba engleză de la https://harmoniq.ro/en);
• ne trimiteți un mesaj prin formularul de contact, solicitați o demonstrație sau vă înscrieți pentru a primi vești despre Harmoniq;
• inițiați sau finalizați înscrierea unei companii în Harmoniq și perioada de probă gratuită;
• acționați în calitate de proprietar, administrator, persoană de contact pentru facturare sau alt utilizator autorizat al unui cont de companie Harmoniq, în relația cu SYNCDEV;
• interacționați cu SYNCDEV cu privire la un abonament, o factură, o solicitare de suport, un feedback sau o problemă de securitate; sau
• interacționați în alt mod direct cu SYNCDEV.

Harmoniq este un serviciu software (SaaS) destinat exclusiv companiilor, prin care acestea își administrează personalul, performanța (KPI), instruirea, comunicarea internă, documentele și, în anumite planuri, relațiile cu propriii clienți (CRM).

Datele din spațiul de lucru al unei companii. Atunci când o companie utilizează Harmoniq pentru a prelucra datele cu caracter personal ale angajaților, colaboratorilor și utilizatorilor săi, ale propriilor clienți și persoane de contact (în modulul CRM) sau ale altor persoane pe care le înregistrează, compania respectivă este operator, iar SYNCDEV este persoana împuternicită de operator. Prelucrarea respectivă este reglementată de informarea privind confidențialitatea a companiei și de Acordul de Prelucrare a Datelor Harmoniq („DPA”, https://harmoniq.ro/legal/dpa). Dacă sunteți angajatul unei companii care folosește Harmoniq sau clientul unei astfel de companii, pentru datele dumneavoastră adresați-vă, în primul rând, companiei respective. Angajații pot trimite cereri privind propriile date și din aplicație (meniul cu numele dumneavoastră → „Datele mele personale”), iar compania le primește și le soluționează.

SYNCDEV rămâne un operator separat pentru site-ul public și formularele sale, înscrierea și perioada de probă, administrarea relației contractuale cu compania client, facturarea platformei, relația directă de suport, securitatea platformei, prevenirea fraudei, conformitatea legală și apărarea în fața pretențiilor.

3. Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm#

În funcție de modul în care interacționați cu noi, putem prelucra următoarele categorii.

3.1 Site-ul public și statisticile fără cookie-uri#

Atunci când vizitați site-ul public Harmoniq, serverele noastre primesc în mod necesar date tehnice de conexiune precum adresa dumneavoastră IP, ora solicitării, resursa solicitată, statusul răspunsului și informații despre browser. Jurnalele de securitate pot păstra o parte din aceste date pentru o perioadă limitată.

Statisticile noastre proprii de vizitare nu plasează niciun cookie și nu păstrează adresa IP. Pentru a contoriza vizitele reducând în același timp gradul de identificabilitate, sistemul:

• combină adresa IP și șirul user-agent al browserului cu o valoare secretă aleatorie, creată în fiecare zi și nepăstrată împreună cu statisticile, și păstrează doar hash-ul rezultat, astfel încât un vizitator nu poate fi urmărit de la o zi la alta;
• grupează vizualizările aceluiași hash care se succed la cel mult 30 de minute într-o vizită, pentru a putea număra vizitele și paginile văzute în cadrul unei vizite; pentru aceasta nu se stochează niciun identificator pe dispozitivul dumneavoastră;
• stochează calea paginii fără șirul de interogare (query string), limba paginii și tipul paginii (de exemplu pagina principală, prețurile sau un document legal);
• înregistrează numai gazda site-ului de proveniență (referrer), categoria sa generală (motor de căutare, rețea socială, alt site sau vizită directă) și parametrii de campanie (utm_source, utm_medium, utm_campaign), dacă există;
• derivă din șirul user-agent doar tipul general de dispozitiv (calculator, telefon, tabletă), familia browserului (de exemplu Chrome sau Firefox) și familia sistemului de operare (de exemplu Windows sau Android), fără a păstra șirul ca atare;
• determină doar țara adresei IP, dintr-o bază de date de geolocalizare păstrată pe propriul nostru server (adresa nu este transmisă nimănui în acest scop), și păstrează doar codul țării;
• nu înregistrează nimic pentru roboții de indexare și nici atunci când browserul transmite semnalul Do Not Track sau Global Privacy Control; și
• respectă opoziția exprimată prin opțiunea „Nu îmi număra vizitele” din bannerul de cookie-uri, care poate fi reafișat oricând din „Setări cookie-uri” din subsolul site-ului, sau prin refuzarea categoriei „Statistică” atunci când bannerul vă cere consimțământul; opoziția este reținută numai în browserul dumneavoastră (în stocarea locală și într-un cookie propriu, hq_stats_objection, pe care serverul îl citește pentru a o respecta), iar după exprimarea ei pagina nu mai transmite vizite, iar serverul nu le mai înregistrează.

Hash-ul și datele statistice derivate sunt tratate de noi ca date cu caracter personal pseudonimizate în sensul GDPR. Acestea nu sunt utilizate pentru a vă urmări pe alte site-uri sau în zile diferite.

Atunci când pe site sunt configurate instrumente de măsurare sau de publicitate, alegerea dumneavoastră privind cookie-urile este păstrată ca dovadă (articolul 7 alineatul (1) GDPR): serverul nostru reține numai un hash cu cheie al unui identificator aleatoriu generat de browser, categoriile alese, acțiunea efectuată (acceptarea tuturor, refuzarea tuturor, o alegere personalizată sau retragerea consimțământului), versiunea politicii, limba și momentul alegerii — niciodată adresa IP. Instrumentele opționale de măsurare și publicitate care pot fi configurate pe site, precum și cookie-urile și tehnologiile similare, sunt descrise în Politica de Cookie-uri (https://harmoniq.ro/legal/cookies); niciunul nu se încarcă înainte de acordul dumneavoastră.

3.2 Mesaje de contact, demonstrații și vești despre Harmoniq#

Prin formularul de contact putem prelucra numele dumneavoastră, adresa de email, compania, numărul de telefon (opțional), subiectul ales, mesajul, limba site-ului, adresa IP folosită pentru transmiterea formularului, informații despre proveniența vizitei (pagina de intrare, site-ul de proveniență și parametrii de campanie, dacă există — păstrate în sesiunea de navigare și atașate numai mesajului pe care îl trimiteți; pentru mesajele de contact nu folosim identificatori de clic și nu raportăm conversii), răspunsurile noastre și orice informație pe care alegeți să o includeți. Vă rugăm să nu includeți date de categorie specială sau date cu caracter personal fără legătură cu solicitarea.

Dacă vă înscrieți pentru a primi vești despre Harmoniq, prelucrăm adresa de email, numele (opțional), limba, locul de pe site de unde v-ați înscris și adresa IP folosită. Fiecare mesaj conține o legătură de dezabonare; dezabonarea șterge înregistrarea.

3.3 Înscrierea, verificarea companiei și perioada de probă#

În cursul înscrierii putem prelucra:

• numele dumneavoastră, adresa de email și o parolă securizată prin hashing;
• denumirea companiei, țara, codul de identificare fiscală sau codul de TVA și subdomeniul solicitat;
• planul ales și limba preferată;
• adresa IP, momentul acceptării și versiunile Termenilor, ale Acordului DPA și ale Politicii de Confidențialitate afișate;
• codul de confirmare a adresei de email (păstrat numai ca hash); și
• informațiile despre companie furnizate de registrele publice sau oficiale interogate — ANAF pentru companiile din România și VIES pentru codurile de TVA din Uniunea Europeană.

Parola în clar și codul de confirmare nu sunt păstrate de noi.

Pentru ca perioada de probă gratuită să fie acordată o singură dată, păstrăm amprente criptografice (HMAC, calculate cu o cheie secretă a aplicației) ale adresei de email a persoanei care se înscrie, ale domeniului acesteia (nu și pentru furnizorii publici de email, la care domeniul este comun mai multor persoane) și ale codului de identificare al companiei. Adresele și codurile însele nu sunt păstrate în acest scop.

3.4 Datele contului și ale utilizatorilor autorizați#

În relația noastră directă cu compania client putem prelucra numele, datele de contact profesionale, rolurile și permisiunile, statusul contului, hash-ul parolei, configurarea autentificării în doi pași, informațiile de securitate și de recuperare, informațiile privind autentificarea și activitatea, setările, acțiunile înregistrate în jurnalele de audit și comunicările cu proprietarii și administratorii contului.

Dacă angajatorul dumneavoastră sau o altă organizație creează contul dumneavoastră de utilizator, primim aceste informații de la organizația respectivă. Organizația respectivă este operator pentru propria utilizare a datelor contului dumneavoastră profesional.

3.5 Date privind abonamentul, facturarea și datele fiscale#

Putem prelucra denumirea legală a clientului, sediul social și adresa de facturare, identificatorii de la registrul comerțului și codul de TVA, statutul de plătitor de TVA, persoana și adresa de email de facturare, planul, suplimentele (locuri, spațiu de stocare, module), perioada de facturare, statusul abonamentului, istoricul facturilor și al plăților, precum și informațiile fiscale.

Plățile abonamentului sunt procesate prin Stripe. Harmoniq poate primi referințele de client și de plată ale Stripe, statusul plății, tipul cardului, ultimele patru cifre și informațiile privind expirarea, dar nu stochează numărul complet al cardului sau codul de securitate al acestuia. Facturile fiscale sunt emise prin SmartBill.

3.6 Suport, feedback și comunicări despre serviciu#

Putem prelucra solicitările de suport, mesajele, atașamentele, feedbackul transmis din aplicație, detaliile privind incidentele, precum și numele și adresa de email ale utilizatorului care ne scrie. Proprietarilor și administratorilor contului le trimitem comunicări despre serviciu: anunțuri despre funcționalități, lucrări de întreținere, modificări ale Termenilor, ale prețurilor sau ale subîmputerniciților.

3.7 Securitate și operațiuni#

Putem prelucra înregistrări ale accesării autorizate a contului în scop de asistență (impersonation), erori de sistem (cu datele sensibile eliminate), metadate ale cererilor, înregistrări de audit ale echipei platformei, adresa IP, agentul utilizator (user agent) și alte informații necesare pentru a diagnostica o problemă, a asigura securitatea serviciului sau a stabili ce s-a întâmplat. Accesarea unui cont în scop de asistență se face numai la solicitare sau pentru securitate și operațiuni, și este întotdeauna înregistrată.

3.8 Date din spațiul de lucru al companiilor#

Datele pe care o companie le introduce sau le generează în Harmoniq — de exemplu dosarele angajaților (inclusiv CNP-ul), concediile, scorurile și evaluările de performanță, instruirile, conținutul rețelei sociale interne, documentele, datele privind sănătatea și securitatea în muncă, răspunsurile la chestionare și datele clienților din CRM — sunt Date cu Caracter Personal ale Clientului, guvernate de Acordul DPA și de informarea privind confidențialitatea a companiei respective. Același regim se aplică funcționalităților alese de companie, precum asistentul AI (pornit numai de companie, cu numele, adresele de email și numerele de telefon ale persoanelor înlocuite cu pseudonime înainte de transmiterea către furnizorul AI), notificările SMS prin contul propriu al companiei sau API-ul companiei.

3.9 Atribuirea campaniilor și raportarea conversiilor#

Atunci când ajungeți pe site dintr-o campanie, site-ul reține în sesiunea de navigare (fără un cookie separat și fără a fi necesar consimțământul, cookie-ul de sesiune fiind strict necesar) parametrii campaniei (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content), identificatorii de clic publicitar (gclid, gbraid și wbraid de la Google, fbclid de la Meta, msclkid de la Microsoft), pagina de intrare și site-ul de proveniență. Se reține numai prima sursă a vizitei; pentru o vizită fără campanie nu se reține nimic.

Dacă înscrieți o companie în aceeași sesiune, aceste valori și alegerea dumneavoastră privind categoria „Publicitate” din bannerul de cookie-uri (acceptată, refuzată sau necerută) sunt păstrate împreună cu contul companiei. Le folosim pentru a ști ce campanii aduc clienți plătitori, într-un raport intern de achiziție.

Numai dacă ați acceptat categoria „Publicitate” în bannerul de cookie-uri înainte de înscriere, putem raporta înscrierea și, ulterior, primul abonament plătit (cu valoarea și moneda sa) către Google Ads (conversii offline din clicuri, cu conversii îmbunătățite) și către Meta (API-ul de conversii). Se transmit: identificatorul de clic din vizită, evenimentul și momentul său, valoarea și moneda în cazul unui abonament și adresa de email a proprietarului contului sub forma unui hash SHA-256 unidirecțional, pentru ca platforma să o poată corela — niciodată în clar. Fără acest consimțământ sau fără un identificator de clic ori o adresă de email care să poată fi corelate, nu se transmite nimic. Fiecare raportare este trimisă o singură dată, iar platformele acceptă conversii numai în termen de 90 de zile de la clic. Păstrăm o evidență a ceea ce a fost raportat (platforma, evenimentul, starea, momentul, valoarea și moneda).

Identificatorii de clic sunt șterși la 120 de zile de la înscriere. Denumirile campaniilor descriu o campanie, nu o persoană, și rămân împreună cu contul până la ștergerea acestuia. Proprietarul companiei vede aceste date în Compania → Datele și contul companiei, le primește în exportul companiei (fișierul acquisition.json) și poate șterge acolo identificatorii de clic, pagina de intrare și site-ul de proveniență; denumirile campaniilor, alegerea înregistrată (dovada consimțământului) și evidența raportărilor rămân.

4. De unde provin datele#

Primim date cu caracter personal:

• direct de la dumneavoastră;
• de la compania client care vă autorizează contul;
• automat, de la dispozitivul dumneavoastră și din utilizarea site-ului sau a serviciului;
• de la furnizorii de plăți și de facturare pe care îi utilizăm;
• din registre comerciale publice sau oficiale (ANAF) și de la serviciul de validare a codului de TVA (VIES); și
• de la o altă persoană care ne contactează și vă identifică în mod legitim într-o chestiune comercială.

Dacă ne furnizați datele unei alte persoane, trebuie să fiți autorizat să faceți acest lucru și trebuie să oferiți acelei persoane orice informare impusă de lege.

5. Scopuri și temeiuri juridice#

Utilizăm datele cu caracter personal numai atunci când se aplică un temei juridic.

Atunci când o persoană fizică contractează în nume propriu, temeiul pentru înscriere, cont și facturare este executarea contractului. Pentru persoanele care acționează în numele unei companii (proprietari, administratori, persoane de contact), temeiul este interesul nostru legitim de a încheia și executa contractul cu acea companie.

Interesele noastre legitime constau în operarea unui serviciu SaaS B2B sigur și util, înțelegerea utilizării agregate a site-ului, măsurarea eficienței propriului marketing, protejarea clienților, prevenirea abuzurilor și apărarea drepturilor legale. Aplicăm minimizarea datelor, identificatori care se schimbă zilnic, acces limitat și limite de stocare. Vă puteți opune, așa cum se explică la Secțiunea 10. Pentru statisticile fără cookie-uri vă puteți opune direct și imediat, folosind opțiunea „Nu îmi număra vizitele” din bannerul de cookie-uri; nu este nevoie de nicio justificare.

Consimțământul este cerut pentru veștile despre Harmoniq prin email, pentru cookie-urile și tehnologiile similare care nu sunt strict necesare (Politica de Cookie-uri) și pentru raportarea conversiilor către platformele publicitare (Secțiunea 3.9). Consimțământul poate fi retras în orice moment, la fel de simplu cum a fost acordat, fără a afecta prelucrarea deja efectuată în mod legal. Consimțământul pentru raportarea conversiilor se retrage prin „Setări cookie-uri” de pe site sau, pentru un cont deja înscris, scriindu-ne la privacy@harmoniq.ro; retragerea nu afectează raportările deja trimise.

În cazul în care Legea nr. 506/2004 permite marketingul către un client existent cu privire la propriile noastre servicii similare, ne putem întemeia pe această regulă limitată numai dacă am oferit o posibilitate de dezabonare clară, simplă și gratuită la momentul colectării adresei și în fiecare mesaj.

SYNCDEV nu utilizează în scopuri proprii datele din spațiul de lucru al companiilor (Secțiunea 3.8). Le prelucrează numai pentru a furniza serviciul, conform instrucțiunilor companiei și Acordului DPA.

6. Dacă datele sunt obligatorii#

Câmpurile identificate ca fiind obligatorii în cadrul înscrierii sau facturării sunt necesare pentru a verifica compania, a încheia sau administra contractul, a asigura securitatea contului sau a emite o factură valabilă. Dacă nu le furnizați, este posibil să nu putem crea contul, să nu putem încheia contractul, să nu putem încasa plata sau să nu putem furniza funcționalitatea solicitată. Câmpurile obligatorii ale formularului de contact sunt necesare pentru a vă putea răspunde.

Datele opționale privind profilul, veștile despre Harmoniq și preferințele nu sunt necesare pentru serviciul de bază.

7. Destinatari și divulgări#

Nu vindem date cu caracter personal.

Atunci când este necesar și legal, datele pot fi divulgate către:

• Hetzner Online GmbH (Germania), pentru găzduirea aplicației, a bazei de date, a fișierelor și a copiilor de rezervă;
• Sendinblue SAS (Brevo, Franța), utilizat ca releu SMTP pentru emailurile de serviciu, de cont și de suport;
• Stripe, pentru plățile abonamentului Harmoniq;
• SmartBill, pentru facturile fiscale emise de SYNCDEV;
• ANAF și VIES (Comisia Europeană), pentru verificarea identității companiei și a codului de TVA — se transmit numai codul și țara companiei;
• furnizorii instrumentelor opționale de măsurare și publicitate de pe site (Google, Meta, TikTok, LinkedIn), numai dacă un astfel de instrument este configurat și numai după ce ați acceptat categoria corespunzătoare, conform Politicii de Cookie-uri;
• Google Ireland Limited (Google Ads) și Meta Platforms Ireland Limited, pentru raportarea conversiilor descrisă în Secțiunea 3.9, numai dacă ați acceptat categoria „Publicitate” înainte de înscriere; fiecare acționează conform propriilor condiții, ca operator independent sau asociat pentru prelucrarea respectivă;
• consilieri profesioniști, auditori și asigurători ținuți de obligații de confidențialitate;
• instanțele competente, autoritățile fiscale, de reglementare, de supraveghere, de aplicare a legii sau alte autorități publice, atunci când legea impune acest lucru;
• un cumpărător sau succesor într-o tranzacție corporativă autentică, sub rezerva unor măsuri adecvate de confidențialitate și de protecție a datelor; și
• compania client care administrează contul dumneavoastră.

Persoanele împuternicite pot acționa numai în temeiul unui contract și pe baza unor instrucțiuni documentate.

Pentru datele din spațiul de lucru al companiilor (Secțiunea 3.8), SYNCDEV folosește subîmputerniciții enumerați în Registrul subîmputerniciților (https://harmoniq.ro/legal/subprocessors), care cuprinde găzduirea, emailul și — numai pentru companiile care au pornit asistentul AI pe contul platformei — furnizorul AI al platformei (în prezent Anthropic). Dacă o companie își conectează propriul cont AI sau propriul cont de SMS (smslink.ro), acel furnizor este ales și contractat direct de companie și nu este subîmputernicitul SYNCDEV.

8. Transferuri internaționale#

Găzduim aplicația, baza de date, fișierele și copiile de rezervă în Spațiul Economic European (Germania), iar emailurile pleacă prin releul Brevo din Uniunea Europeană. Preferăm prelucrarea în SEE acolo unde este disponibilă în mod rezonabil, dar nu susținem că toate datele rămân în SEE: de exemplu, Stripe, furnizorii instrumentelor opționale de pe site, platformele publicitare cărora le raportăm conversii și furnizorii AI pot prelucra date și în afara SEE. Pentru Google și Meta, eventualele transferuri către Statele Unite se efectuează în temeiul deciziei de adecvare a Comisiei Europene privind Cadrul UE-SUA de confidențialitate a datelor sau, acolo unde aceasta nu se aplică, în temeiul clauzelor contractuale standard.

În cazul în care datele cu caracter personal sunt transferate în afara SEE către o țară fără o decizie de adecvare aplicabilă a Comisiei Europene, utilizăm un mecanism corespunzător prevăzut la Capitolul V din GDPR, în mod normal Clauzele Contractuale Standard ale Comisiei Europene, împreună cu o evaluare a riscurilor de transfer și măsuri suplimentare, acolo unde este necesar. În cazul în care un destinatar participă valabil la Cadrul de Confidențialitate a Datelor UE-SUA (EU-US Data Privacy Framework), decizia de adecvare respectivă poate fi utilizată pentru datele și serviciile acoperite.

Puteți solicita informații privind garanția aplicabilă prin email la privacy@harmoniq.ro. Informațiile confidențiale din punct de vedere comercial pot fi redactate.

9. Stocare#

Păstrăm datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru scopul lor, apoi le ștergem sau le anonimizăm ireversibil, cu excepția cazului în care se aplică o obligație legală de păstrare. Calendarul nostru operațional de stocare aplică următoarele limite:

• înscriere neconfirmată: ștearsă de o sarcină zilnică după ce a depășit o zi;
• amprentele HMAC folosite pentru o singură perioadă de probă: 24 de luni, apoi șterse;
• mesaje primite prin formularul de contact: 24 de luni, apoi șterse, cu excepția cazului în care o relație contractuală sau un litigiu impune o perioadă mai lungă;
• înscrierea pentru vești despre Harmoniq: până la dezabonare, care șterge înregistrarea, sau până când încetăm aceste comunicări;
• dovada alegerii vizitatorului privind cookie-urile: 24 de luni, apoi ștearsă;
• identificatorii de clic publicitar păstrați împreună cu contul companiei: 120 de zile de la înscriere, apoi șterși de o sarcină zilnică (sau mai devreme, la cererea proprietarului contului);
• parametrii campaniei, pagina de intrare, site-ul de proveniență și alegerea privind categoria „Publicitate”, păstrate împreună cu contul companiei: cât timp există contul (pagina de intrare și site-ul de proveniență pot fi șterse mai devreme de proprietarul contului);
• evidența conversiilor raportate platformelor publicitare: cât timp există contul; la ștergerea contului, legătura cu compania este eliminată, iar ceea ce rămâne (platforma, evenimentul, starea, momentul, valoarea și moneda) nu mai privește o persoană;
• statisticile de vizitare fără cookie-uri: 25 de luni, apoi șterse;
• datele contului de companie, ale utilizatorilor săi, solicitările de suport și feedbackul: pe durata contului; după închiderea contului de către proprietar, compania are 30 de zile pentru export sau redeschidere, apoi toate datele contului sunt șterse;
• facturi, registre contabile și documente justificative: pentru perioada legală. Conform articolului 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, perioada curentă generală este de cinci ani, calculată de la 1 iulie a anului următor celui în care au fost întocmite documentele; o perioadă mai lungă se aplică numai atunci când o altă lege, o autoritate sau o obligație legală documentată de păstrare o impune. Facturile păstrează datele de facturare ale clientului de la data emiterii, inclusiv după ștergerea contului;
• jurnalul de activitate al conturilor: adresele IP sunt eliminate după 90 de zile, iar înregistrările sunt șterse după 12 luni, cu excepția celor care constituie dovezi (înscrierea, acceptarea documentelor juridice, accesările în scop de asistență, anonimizările), păstrate cât timp există contul;
• erorile de sistem înregistrate (cu datele sensibile eliminate): 30 de zile;
• jurnalele de securitate, de acces și de audit ale echipei platformei care conțin date cu caracter personal: numai atât timp cât este necesar pentru securitate și responsabilitate, cu păstrare mai îndelungată numai pentru un incident sau o pretenție documentată;
• copiile de rezervă: copii zilnice criptate, păstrate prin rotație (14 copii zilnice și 12 săptămânale), astfel încât nicio copie nu este mai veche de aproximativ 90 de zile; o restaurare reaplică ștergerile conturilor închise anterior;
• dovezi privind ștergerea unui cont: numai informațiile minime necesare (denumirea companiei, datele închiderii și ștergerii, numărul de înregistrări șterse) pentru a demonstra conformitatea sau pentru a reaplica ștergerea după o restaurare, pentru perioada aplicabilă de responsabilitate și pretenții.

Stocarea este asigurată prin sarcini programate de ștergere sau anonimizare. Datele păstrate pentru un incident, un litigiu, o solicitare a unei autorități sau o altă obligație legală documentată de păstrare sunt izolate, cu acces restricționat și sunt șterse atunci când motivul respectiv încetează.

Perioadele de păstrare a datelor din spațiul de lucru al companiilor sunt stabilite de fiecare companie, în calitate de operator, conform Acordului DPA.

10. Drepturile dumneavoastră#

Sub rezerva condițiilor și excepțiilor prevăzute de GDPR, puteți:

• obține confirmarea și accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal (articolul 15);
• corecta datele inexacte sau incomplete (articolul 16);
• solicita ștergerea (articolul 17);
• solicita restricționarea prelucrării (articolul 18);
• primi datele pe care le-ați furnizat într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și, acolo unde este fezabil din punct de vedere tehnic, să le transmiteți altui operator (articolul 20);
• vă opune prelucrării bazate pe interese legitime (articolul 21);
• vă opune în orice moment și fără a oferi motive prelucrării în scop de marketing direct;
• retrage consimțământul în orice moment (articolul 7 alineatul (3)); și
• nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar semnificativ, acolo unde se aplică articolul 22.

Trimiteți cererea la privacy@harmoniq.ro. Vă rugăm să identificați contul Harmoniq sau interacțiunea vizată. Putem solicita informații proporționale pentru verificarea identității și a autorității. În mod normal, răspundem în termen de o lună. Pentru o cerere complexă sau cereri multiple, GDPR permite o prelungire de până la alte două luni; în acest caz, vom explica prelungirea în prima lună.

Cererile sunt în mod normal gratuite. O taxă rezonabilă sau refuzul sunt permise numai atunci când o cerere este vădit nefondată sau excesivă, în special din cauza caracterului repetitiv, astfel cum este permis de GDPR.

Pentru datele controlate de o companie care folosește Harmoniq (Secțiunea 3.8), vă rugăm să contactați mai întâi acea companie; angajații pot folosi și pagina „Datele mele personale” din aplicație. Dacă ne scrieți nouă, vă vom îndruma către companie sau îi vom transmite cererea, iar SYNCDEV va sprijini compania, conform Acordului DPA.

11. Plângeri#

Puteți depune o plângere la autoritatea de supraveghere din statul membru al reședinței dumneavoastră obișnuite, al locului de muncă sau al locului presupusei încălcări.

În România, autoritatea este:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

• B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, 010336 București, România
• Email: anspdcp@dataprotection.ro
• Website: https://www.dataprotection.ro/
• Telefon: +40 318 059 211 / +40 318 059 212

Vă încurajăm să ne contactați mai întâi pentru a putea încerca să soluționăm problema, însă aceasta nu este o condiție pentru exercitarea dreptului dumneavoastră de a depune o plângere.

12. Securitate#

Utilizăm măsuri tehnice și organizatorice proporționale cu riscul, inclusiv: conexiuni exclusiv prin HTTPS (HSTS); controale de acces și permisiuni bazate pe roluri; separarea logică a datelor fiecărei companii, verificată prin teste automate; hashing-ul parolelor (bcrypt); autentificare în doi pași, pe care o companie o poate face obligatorie și care este obligatorie pentru echipa platformei; criptarea la stocare a CNP-ului, a câmpurilor marcate ca sensibile și a cheilor și credențialelor stocate; înregistrarea acțiunilor administrative sensibile și a accesărilor în scop de asistență; limitarea numărului de cereri, antete de securitate și protecții ale serverului; copii de rezervă criptate; și fluxuri controlate de ștergere.

Niciun sistem nu este complet sigur. Utilizatorii trebuie să își protejeze credențialele, să activeze autentificarea în doi pași, să acorde personalului doar permisiunile de care are nevoie și să ne notifice prompt în cazul unei suspiciuni de compromitere, la hello@harmoniq.ro.

13. Decizii automatizate și AI#

SYNCDEV nu utilizează datele cu caracter personal reglementate de prezenta Politică pentru a lua decizii exclusiv automatizate cu privire la persoane care produc efecte juridice sau efecte similar de semnificative. Harmoniq poate aplica automat limitele planului ales sau poate restricționa un cont după încheierea perioadei de probă ori a perioadei de grație, conform Termenilor (https://harmoniq.ro/legal/terms).

În spațiul de lucru al unei companii, Harmoniq calculează automat scoruri de performanță și, unde compania le configurează, bonusuri, pe baza formulelor stabilite de companie, și afișează semnale pentru manageri. Harmoniq nu ia decizii: compania, în calitate de operator, răspunde de asigurarea intervenției umane înainte de orice decizie cu efecte juridice sau similar de semnificative și de informarea angajaților săi.

Asistentul AI, atunci când compania îl pornește, produce răspunsuri, rezumate, ciorne și propuneri care trebuie verificate de un utilizator uman. Modificările propuse se salvează numai după confirmarea persoanei, iar mesajele redactate nu sunt trimise de Harmoniq. Asistentul nu ia decizii juridice, de angajare sau similar de semnificative cu privire la o persoană.

14. Copii#

Harmoniq este destinat companiilor și utilizatorilor autorizați de acestea cu vârsta de 18 ani sau peste, nu copiilor. Site-ul public nu se adresează copiilor. O companie care înregistrează în Harmoniq date ale unor minori (de exemplu, ale unor angajați sau ale unor clienți minori) este responsabilă pentru temeiul juridic adecvat, informările corespunzătoare și măsurile de protecție legate de vârstă.

15. Modificări#

Putem actualiza prezenta Politică pentru a reflecta modificări legale, ale furnizorilor sau ale serviciului. Vom publica noua versiune și data intrării în vigoare. Modificările semnificative care afectează utilizatorii de cont vor fi notificate prin intermediul serviciului sau prin email înainte de intrarea lor în vigoare, acolo unde este necesar.

16. Contact#

Întrebări privind confidențialitatea și cereri privind drepturile:

• SYNCDEV S.R.L.
• privacy@harmoniq.ro

Întrebări generale: hello@harmoniq.ro sau formularul de la https://harmoniq.ro/contact.

Documente conexe: Termeni și Condiții (https://harmoniq.ro/legal/terms), Acordul de Prelucrare a Datelor (https://harmoniq.ro/legal/dpa), Registrul subîmputerniciților (https://harmoniq.ro/legal/subprocessors), Politica de Cookie-uri (https://harmoniq.ro/legal/cookies).