Evidența concediilor fără tabele Excel

Ghidul este pentru HR, contabili și antreprenori care țin concediile într-un tabel Excel și vor să treacă la o aplicație fără să piardă nimic pe drum. Tabelele funcționează până când compania crește: apar mai mulți aprobatori, mai multe tipuri de concediu și întrebarea „câte zile mai am?”, la care răspunde doar HR. La final veți avea o listă a ce trebuie stabilit înainte de mutare, un exemplu complet de cerere și un checklist de reconciliere a soldurilor.

În text separăm trei lucruri: ce cere legea (cu articolul și sursa), ce recomandăm ca practică și ce face aplicația Harmoniq.

Ce spune legea, pe scurt

Din Codul muncii (Legea nr. 53/2003, republicată, forma consolidată de pe Portalul legislativ, verificată la 18 octombrie 2026):

• Concediul de odihnă anual are minimum 20 de zile lucrătoare; durata efectivă se stabilește în contractul individual de muncă, cu respectarea legii și a contractului colectiv aplicabil (art. 145 alin. (1)–(2)). Anumite categorii au cel puțin 3 zile lucrătoare în plus, de exemplu cei sub 18 ani sau persoanele cu handicap (art. 147).
• Sărbătorile legale și zilele libere plătite stabilite prin contractul colectiv nu se includ în concediu (art. 145 alin. (3)). Lista sărbătorilor este la art. 139 și include și 6 și 7 ianuarie, adăugate prin Legea nr. 52/2023.
• Concediul se efectuează în fiecare an. Dacă salariatul nu îl poate efectua din motive justificate, angajatorul este obligat să i-l acorde într-o perioadă de 18 luni începând cu anul următor (art. 146 alin. (1)–(2)). Compensarea în bani este permisă numai la încetarea contractului (art. 146 alin. (3)).
• Programarea concediilor se face până la sfârșitul anului, pentru anul următor (art. 148 alin. (1)). Dacă concediul se fracționează, angajatorul trebuie să-l programeze astfel încât fiecare salariat să aibă, în anul calendaristic, cel puțin 10 zile lucrătoare neîntrerupte (art. 148 alin. (5)).
• Indemnizația de concediu se plătește cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte de plecare (art. 150 alin. (3)).
• Dacă în timpul concediului de odihnă începe un concediu medical, concediul de odihnă se întrerupe, iar zilele rămase se efectuează după aceea (art. 145 alin. (5)).
• Zilele libere plătite pentru evenimente familiale deosebite nu intră în concediul de odihnă; evenimentele și numărul de zile se stabilesc prin lege, contractul colectiv sau regulamentul intern (art. 152). Pentru instituțiile publice există reguli proprii (HG nr. 250/1992); în sectorul privat contează documentele companiei.

Ce nu este scris în lege, ci ține de companie: cine aprobă, în câte trepte, în cât timp și cum se cere un concediu. Puneți aceste reguli în regulamentul intern.

Pasul 1. Inventariați tipurile de concediu

Cine: HR, cu contabilitatea. Intrări: tabelul actual, contractul colectiv (dacă există), regulamentul intern. Rezultat: lista tipurilor, fiecare cu regulile lui.

Pentru fiecare tip, stabiliți: se scade din soldul anual sau nu; se numără în zile lucrătoare sau calendaristice; este plătit; cere un document (de exemplu, certificatul de căsătorie); cere aprobare și de la cine; are un număr maxim de zile pe cerere.

Pasul 2. Stabiliți drepturile și reportările

• Dreptul anual pe persoană: cele 20 de zile minime plus zilele în plus din contract sau din contractul colectiv (vechime, condiții de muncă).
• Angajații veniți sau plecați în timpul anului: stabiliți regula de calcul proporțional și aplicați-o la fel pentru toți.
• Reportul: zilele neefectuate din anul trecut, cu data până la care se pot efectua.

Pasul 3. Calendarul și programul de lucru

Zilele de concediu se numără în zile lucrătoare: fără weekend, fără sărbătorile legale, ținând cont de zilele libere sau lucrate stabilite de companie (o „punte” recuperată într-o sâmbătă, de exemplu). Atenție la oamenii care lucrează în ture sau în weekend: pentru ei, „luni–vineri” nu descrie programul real, iar numărul de zile trebuie verificat după programul lor.

Pasul 4. Cine aprobă

Scrieți fluxul: cine aprobă (managerul direct, apoi HR?), ce se întâmplă când aprobatorul este plecat și în cât timp se răspunde. Un manager plecat ar trebui să-și poată lăsa un înlocuitor pentru acea perioadă.

Exemplu complet: de la cerere la sold

Exemplu cu date fictive. Andrei lucrează într-un magazin, cu program luni–vineri.

Cererea: concediu de odihnă între luni, 21 decembrie, și joi, 31 decembrie 2026. Perioada are 11 zile calendaristice; se scad weekendul 26–27 decembrie și prima zi de Crăciun, vineri 25 decembrie (a doua zi de Crăciun cade sâmbătă, în weekend). Rămân 8 zile lucrătoare: 21–24 și 28–31 decembrie.

1. Cererea trimisă: soldul arată „disponibile 4, în așteptarea aprobării 8”. Zilele în așteptare se scad din disponibil, ca nimeni să nu poată cere de două ori aceleași zile.
2. Aprobarea: managerul magazinului aprobă. Soldul: efectuate 20, disponibile 4.
3. Varianta: respingere. Cele 8 zile revin în disponibil (12). Respingerea are un motiv scris.
4. Varianta: anulare. Andrei își poate anula cererea cât timp este în așteptare sau, odată aprobată, până la prima zi de concediu; zilele revin în sold.
5. La 1 ianuarie 2027: cele 4 zile rămase din 2026 devin report, de efectuat până la 30 iunie 2028.

O cerere peste sfârșitul anului

Dacă Andrei ar fi vrut 28 decembrie 2026 – 8 ianuarie 2027, perioada atinge soldul a doi ani. Se fac două cereri: 28–31 decembrie (4 zile, din soldul 2026) și 4–8 ianuarie 2027 (3 zile, din soldul 2027, pentru că 6 și 7 ianuarie sunt sărbători legale).

Suprapuneri

Aceeași persoană nu poate avea două cereri active pe aceleași zile. Pentru colegii din aceeași echipă, suprapunerea nu este interzisă de lege; o decide managerul, uitându-se la planificarea echipei înainte să aprobe.

Checklist de mutare din Excel

1. Alegeți data de pornire, ideal 1 ianuarie sau începutul unei luni, după ce s-au închis toate cererile din perioada anterioară.
2. Configurați tipurile de concediu, calendarul (sărbători, zile libere și lucrate ale companiei) și fluxurile de aprobare.
3. Pentru fiecare angajat, notați din Excel, la data de pornire: dreptul anului, zilele reportate (cu data de expirare), zilele efectuate și cererile viitoare deja aprobate.
4. Introduceți în aplicație dreptul și reportul fiecăruia; introduceți ca cereri aprobate concediile viitoare deja aprobate.
5. Reconciliați: pentru fiecare angajat, disponibilul din aplicație trebuie să fie egal cu cel din Excel. Diferențele se explică una câte una (o zi uitată, o corecție din contract) și se corectează cu o notă.
6. Trimiteți fiecărui om soldul lui și rugați-l să-l confirme sau să semnaleze o diferență într-un termen fix.
7. Păstrați fișierul Excel final, nemodificat, ca arhivă a perioadei anterioare.
8. Din ziua de pornire, cererile noi se fac doar în aplicație.

Soldul din aplicație este corect atât cât sunt de corecte datele de pornire și configurarea. De aceea reconcilierea este pasul cel mai important, nu un detaliu.

Greșeli frecvente

• Soldul ținut de mână, separat de cereri. Corectați: soldul se calculează din drept, report și cereri; nimeni nu îl scrie direct.
• Reportul fără dată de expirare. Corectați: fiecare report are termenul lui.
• Sărbătorile scăzute din concediu. Corectați: calendarul sărbătorilor legale, actualizat anual.
• Cererile în așteptare ignorate. Doi oameni cer aceleași zile disponibile. Corectați: zilele în așteptare se scad din disponibil.
• Concediile medicale la vedere. Tipul concediului este informație despre sănătate. Corectați: colegii văd doar că persoana lipsește.
• Mutarea fără reconciliere. Corectați: soldul fiecăruia, verificat și confirmat la pornire.

Cum aplicați pașii în Harmoniq

Modulul Concedii este inclus în orice abonament.

• Tipurile de concediu pornesc de la o listă după Codul muncii (concediu de odihnă, medical, fără plată, evenimente familiale, zile recuperate), pe care o adaptați: dacă se scade din sold, zile lucrătoare sau calendaristice, zile pe an, câte luni e valabil reportul, maxim pe cerere, document atașat, înlocuitor, fluxul de aprobare.
• Soldul se calculează: drept + corecție + report valabil − efectuate − în așteptare. Dreptul pornește de la zilele pe an ale tipului, proporțional cu perioada lucrată în an, și se poate modifica pe persoană; zilele în plus din contract se trec la „Corecție”. Zilele luate se scad întâi din report. Nimeni nu își modifică propriul sold.
• Zilele lucrătoare sunt de luni până vineri, fără sărbătorile legale din România (calculate pe fiecare an) și ținând cont de „Zile libere și lucrate” ale companiei. Aplicația nu are program individual de lucru și nici jumătăți de zi: pentru cine lucrează în ture sau în weekend, verificați numărul de zile al cererii și folosiți corecția soldului unde e nevoie.
• Cererea verifică soldul, suprapunerile proprii și regulile tipului; un concediu de odihnă peste sfârșitul anului se cere în două cereri. O cerere nu se editează: se anulează și se face alta.

• Aprobarea merge prin fluxul tipului, în trepte; cine aprobă vede doar oamenii din aria lui, nimeni nu își aprobă propria cerere, iar înlocuitorii unui manager plecat pot decide în locul lui. Un tip fără flux de aprobare (implicit, concediul medical) se înregistrează imediat.
• Planificarea echipei arată, pentru cine aprobă, concediile pe o lună, câte un rând pe om; cererile în așteptare apar hașurate. La depunerea cererii nu apare un avertisment despre colegii plecați în aceeași perioadă.

• Datele medicale: pentru concediul medical se păstrează perioada, seria și numărul certificatului și documentul atașat, fără diagnostic. În calendar, colegii văd doar „absent”, fără tip.
• Mutarea din Excel: nu există import de solduri sau istoric dintr-un fișier. Soldurile de pornire se introduc pe persoană, la Absențe → Solduri; în Enterprise, se pot trimite și prin API. Soldurile și cererile se pot exporta în Excel din rapoarte.
• Reportul se calculează când se deschide soldul anului nou. Dacă după aceea se modifică o cerere din anul vechi, verificați și corectați reportul.

Întrebări frecvente

Zilele neefectuate se pierd la sfârșitul anului?

Nu automat. Legea prevede acordarea lor în 18 luni de la începutul anului următor, dacă nu au putut fi efectuate din motive justificate (art. 146 alin. (2)). Ce se întâmplă după acest termen este o întrebare pentru juristul companiei.

Pot plăti zilele neefectuate în loc să le acord?

Numai la încetarea contractului de muncă (art. 146 alin. (3)).

Cum tratez concediul medical care începe în timpul concediului de odihnă?

Concediul de odihnă se întrerupe (art. 145 alin. (5)). Practic: anulați sau scurtați cererea de concediu de odihnă și înregistrați concediul medical; zilele rămase se programează din nou.

Trebuie să păstrez și tabelul Excel?

Păstrați versiunea finală, nemodificată, ca arhivă a perioadei de dinainte de mutare. Nu continuați să-l actualizați în paralel.

Pasul următor

Faceți inventarul tipurilor de concediu și reconcilierea soldurilor pentru o singură echipă, apoi extindeți. Pentru a vedea cererile, soldurile și planificarea, intrați în compania demo ca responsabil HR sau ca manager.