Instruirea angajaților: cursuri și teste

Modulul de instruire îi permite echipei HR să scrie cursuri pe capitole și teste, managerilor să le aloce oamenilor din aria lor, cu termen, iar fiecărui angajat să le parcurgă pe calculator sau pe telefon. Rezultatul rămâne la vedere: cine a terminat, cu ce punctaj, cine a întârziat, plus un certificat al companiei, cu un cod pe care îl poate verifica oricine. Este gândit pentru instruirea internă (proceduri, produse, sisteme, standarde de lucru); evidența oficială a instruirii SSM se ține separat, după cum explicăm la „Limite și condiții”.

De la curs la dovadă, pas cu pas

1. HR (dreptul „Administrare cursuri”) creează cursul: capitole cu text, fișiere (PDF, documente Office, imagini, video MP4) și filme de pe YouTube sau Vimeo; durata estimată, categoria, dacă emite certificat și cât timp este valabil. Rezultat: cursul publicat poate fi alocat.
2. Autorul testelor (dreptul „Creare teste”) adaugă testul final al cursului sau un test de sine stătător: întrebări cu un răspuns, cu mai multe răspunsuri, adevărat/fals sau cu text liber; pragul de promovare (implicit 70%, schimbabil pentru companie și pentru fiecare test), limita de timp, numărul de încercări, ordinea amestecată sau un număr de întrebări extrase la fiecare încercare. Rezultat: testul publicat; după prima încercare a cuiva, întrebările lui nu se mai pot schimba.
3. Managerul sau HR (dreptul „Alocare cursuri”) alocă un curs sau un test: unor persoane, unități, departamente sau zone; unei funcții sau întregii companii doar cine are acces la toată compania. Alege data de la care este disponibil, termenul și, la nevoie, „Înscrie și persoanele care vin ulterior”. Rezultat: fiecare persoană înscrisă primește o notificare, iar colegii noi care se potrivesc sunt înscriși automat cât timp alocarea este deschisă.
4. Angajatul deschide „Cursurile și testele mele” și parcurge capitolele în ordine: următorul se deschide după ce l-a terminat pe cel curent. Apoi dă testul. Rezultat: progresul se vede în procente; cu două zile înainte de termen primește un memento, dacă nu a terminat.
5. Testul se notează: întrebările cu variante, pe loc, iar răspunsurile libere, de un corector (dreptul „Notare teste”). O întrebare cu variante aduce puncte doar dacă au fost bifate exact variantele corecte. Rezultat: punctajul, în procente, și „Promovat” sau „Nepromovat”; dacă mai are încercări, angajatul poate relua testul.
6. La promovare (sau la ultimul capitol, dacă nu există test), cursul este finalizat. Rezultat: certificatul, dacă cursul îl emite, cu număr și cod de verificare, plus puncte și insigne, dacă firma le folosește.
7. Managerul urmărește alocarea: pentru fiecare persoană din aria lui vede starea, capitolele parcurse, încercările, punctajul și termenul. Poate prelungi termenul, poate acorda o încercare în plus sau poate scuti pe cineva care nu a început. Rezultat: lista poate fi descărcată în Excel.

Ce arată imaginea

Pagina unui curs, așa cum o vede HR: coperta, starea (publicat), categoria, autorul, durata estimată și câte persoane sunt înscrise; lista capitolelor; în dreapta, punctele, certificatul (aici fără expirare), progresul participanților (neînceput, în curs, finalizat) și testul final, cu numărul lui de întrebări. Butoanele de sus modifică sau alocă acest curs.

Exemplu de notare

Un test de exemplu are 8 întrebări cu variante, de câte 1 punct, și o întrebare cu răspuns liber, de 2 puncte: 10 puncte în total. Pragul de promovare este 70%.

La o întrebare cu mai multe răspunsuri corecte, cine bifează toate variantele nu primește punctul: contează doar combinația exactă.

Ce puteți exporta

• Lista unei alocări, în Excel: marca, numele, starea, progresul, punctajul, încercările, termenul și data finalizării, pentru oamenii din aria celui care descarcă.
• Rapoartele „Cursuri și teste” și „Certificate”, în Excel: înscrieri cu termen, stare, întârziere, punctaj și promovare; certificate cu număr, data emiterii și valabilitatea. Se pot cere pe loc sau programa săptămânal ori lunar, iar fiecare destinatar primește doar oamenii din aria lui. Sunt necesare drepturile „Exportă rapoarte în Excel” și „Alocare cursuri”.
• Certificatul, în PDF, descărcat de titular sau de cine îl are în arie.

Limite și condiții

• Plan: instruirea este inclusă în Profesional și Enterprise. Pe Starter se poate adăuga ca modul separat, din pagina Abonament; pe planul Gratuit, nu. Vedeți prețurile și ce include fiecare plan.
• Drepturi: implicit, Proprietarul și Administratorul HR creează cursuri și teste, notează și alocă; managerii de zonă și de unitate alocă și urmăresc doar oamenii din aria lor. Compania poate schimba drepturile fiecărui rol.
• Conturi: cursurile și testele se parcurg doar cu un cont Harmoniq, iar fiecare cont activ ocupă un loc din plan.
• Cine este înscris: alocarea ține cont de încadrarea principală de azi a fiecăruia (unitate, departament, zonă, funcție), așa că depinde de o structură a companiei ținută la zi.
• Video: doar linkuri YouTube sau Vimeo, ori fișiere MP4 încărcate.
• Certificatul este emis de compania dumneavoastră și dovedește că persoana a terminat cursul intern. Nu este un certificat de calificare recunoscut oficial.
• Instruirea SSM: un curs cu test poate sprijini o instruire de securitate și sănătate în muncă, dar nu ține locul fișei individuale de instruire, completată și semnată cum cere legislația SSM. Harmoniq nu are semnătură electronică. Instruirile SSM și controalele medicale se consemnează în modulul Securitate și sănătate în muncă, unde puteți atașa și documentul semnat.

Întrebări frecvente

Un angajat nou primește automat cursurile obligatorii?

Da, dacă alocarea are bifat „Înscrie și persoanele care vin ulterior” și termenul ei nu a trecut. Verificarea se face din oră în oră: cine ajunge în unitatea, departamentul sau funcția vizată este înscris și primește notificarea.

Ce se întâmplă când expiră un certificat?

Dacă la curs ați setat o valabilitate și reînnoirea, cu o lună înainte de expirare cursul este alocat din nou titularului, cu termen în ziua expirării. Pe pagina de verificare, un certificat expirat apare ca expirat.

Cum verifică cineva din afara companiei un certificat?

Pe certificat este tipărit un cod de verificare. Pe pagina publică a codului, fără cont, se văd titularul, cursul, compania emitentă, numărul, data emiterii și dacă este încă valabil.

Ce se întâmplă dacă cineva nu promovează testul?

Îl reia, dacă testul mai permite încercări; se păstrează cel mai bun punctaj. Dacă a epuizat încercările, alocarea apare „Nepromovat”, iar managerul îi poate acorda o încercare în plus.

Pot folosi Harmoniq ca evidență pentru un control SSM?

Ca evidență a instruirii SSM, folosiți modulul Securitate și sănătate în muncă, unde atașați fișa semnată. Cursurile și testele arată în plus, cu dată și punctaj, ce a parcurs și ce a știut fiecare.

Mai departe

Ghidul Evidența instruirilor, pregătită pentru control are o matrice „cine, ce instruire, când, cu ce dovadă” și un checklist pentru ziua controlului. Procentul instruirilor terminate la termen poate intra și în scorurile de performanță. Puteți vedea un curs cu date de exemplu în compania demo.