Evidența instruirilor, pregătită pentru control

Ghidul este pentru HR, managerii de unitate și cei care colaborează cu un serviciu extern de securitate și sănătate în muncă (SSM). Instruirile se fac de obicei; problema apare la control, când trebuie dovedite. La final veți avea o matrice „cine, ce instruire, când, cu ce dovadă”, un flux de urmărire a termenelor și un checklist pentru ziua controlului.

Ghidul nu înlocuiește serviciul SSM sau medicul de medicina muncii. Conținutul instruirilor, durata și programul lor le stabilesc angajatorul și specialiștii competenți, pe baza evaluării riscurilor.

Patru lucruri care nu sunt același lucru

Un curs cu test poate susține o instruire SSM, dar nu ține locul fișei individuale de instruire. Iar o înregistrare despre controlul medical nu este fișa de aptitudine.

Ce spune legea despre instruirea SSM și controlul medical

Surse verificate la 18 octombrie 2026, pe Portalul legislativ: Legea nr. 319/2006, Normele metodologice aprobate prin HG nr. 1425/2006 (forma consolidată după HG nr. 259/2022), HG nr. 355/2007.

• Trei faze ale instruirii SSM: introductiv-generală, la locul de muncă și periodică (Norme, art. 77). Fiecare durează cel puțin o oră, iar durata se stabilește în programul de instruire-testare (art. 80^1).
• Instruirea introductiv-generală se face la angajare și se încheie cu verificarea cunoștințelor pe bază de teste; nimeni nu poate fi angajat fără să-și fi însușit conținutul ei (art. 89).
• Instruirea la locul de muncă o face conducătorul locului de muncă, cu demonstrații practice; omul începe lucrul doar după ce cunoștințele i-au fost verificate de șeful ierarhic al celui care l-a instruit (art. 90–94).
• Instruirea periodică se face la intervalul stabilit în programul de instruire-testare, dar la cel mult 6 luni; pentru personalul tehnico-administrativ, la cel mult 12 luni (art. 96).
• Instruirea suplimentară este necesară, de exemplu, după o absență de peste 30 de zile lucrătoare, la schimbarea procedurilor sau a echipamentelor și la reluarea activității după un accident de muncă (art. 98).
• Fișa individuală de instruire se completează obligatoriu, pe hârtie sau în format electronic, imediat după verificarea instruirii, și se semnează de lucrător și de cei care au instruit și au verificat (art. 81 alin. (1)–(3)). Semnătura poate fi olografă sau electronică (simplă, avansată sau calificată), după cum stabilește angajatorul în regulamentul intern; pentru instruirile electronice, angajatorul asigură trasabilitatea și integritatea materialelor (art. 81 alin. (3^1)–(3^3), art. 81^1).
• Păstrarea fișei: la conducătorul locului de muncă, împreună cu o copie a ultimei fișe de aptitudine, pe toată durata raportului de muncă (art. 81 alin. (4)–(5)).
• Controlul medical periodic este obligatoriu pentru toți lucrătorii; frecvența urmează fișele pe factori de risc din anexa 1 și, ca regulă, între două controale periodice nu trec mai mult de 12 luni (HG nr. 355/2007, art. 20–21 și anexa 1). Angajatorul păstrează fișele de aptitudine, nu dosarul medical, care rămâne la serviciul de medicina muncii (art. 37–38).
• Documentele semnate electronic: Codul muncii prevede că inspectorii de muncă acceptă documentele de muncă și de SSM semnate electronic, fără să ceară copii pe hârtie (Legea nr. 53/2003, art. 16 alin. (1^8)), cu condițiile stabilite în regulamentul intern sau contractul colectiv (art. 16 alin. (1^2)).

Matricea instruirilor: un exemplu

Exemplu fictiv, pentru o firmă de logistică. Periodicitățile de mai jos sunt cele maxime prevăzute de lege sau alese de companie; programul dumneavoastră de instruire-testare poate prevedea intervale mai scurte.

Fluxul: atribuire, parcurgere, verificare, urmărire

1. Atribuiți pe criterii, nu pe nume. „Toți operatorii de depozit” ajunge și la operatorul angajat luna viitoare; o listă de nume trebuie actualizată de mână.
2. Puneți termenul de la început și anunțați-l odată cu atribuirea.
3. Verificați înțelegerea printr-un test scurt sau o demonstrație practică, nu doar prin parcurgerea materialului.
4. Consemnați dovada potrivită tipului: fișa individuală pentru SSM, fișa de aptitudine pentru controlul medical, rezultatul testului pentru cursurile interne.
5. Urmăriți expirările cu cel puțin 30 de zile înainte, ca să fie timp de programare.
6. Tratați restanțele cu managerul fiecărei unități, înainte să le găsească un inspector.

Exemplu de dosar de instruire

Exemplu fictiv. Mihai Stan, operator depozit, angajat la 2 martie 2026:

Checklist pentru ziua controlului

• Lista angajaților activi, pe unități și funcții.
• Pentru fiecare: fișa individuală de instruire SSM completă și semnată (pe hârtie sau electronic, după regulamentul intern).
• Programul de instruire-testare aprobat și datat, cu tematicile.
• Copiile fișelor de aptitudine valabile; lista celor cu controlul medical expirat sau programat.
• Lista instruirilor periodice restante și data la care sunt programate.
• Pentru instruirile electronice: materialele folosite, în versiunea de la data instruirii.
• Regulamentul intern, cu prevederile despre semnătura electronică, dacă o folosiți.
• Persoana care cunoaște dosarele și poate răspunde la întrebări.

Ce dovedește o înregistrare și ce trebuie verificat separat

O înregistrare într-o aplicație arată că, la o anumită dată, cineva a consemnat o instruire sau un control. Ea nu dovedește singură că instruirea a avut conținutul și durata cerute, că a fost făcută de persoana potrivită sau că fișa legală există și este semnată. Acestea le verifică angajatorul, împreună cu serviciul SSM și medicul de medicina muncii. Nicio aplicație nu garantează rezultatul unui control.

Greșeli frecvente

• Certificatul unui curs online prezentat ca fișă SSM. Corectați: fișa individuală se completează și se semnează separat.
• Periodicitatea uitată pentru personalul nou. Corectați: atribuire pe criterii, cu termen.
• Instruirea suplimentară omisă după o absență lungă. Corectați: legați-o de întoarcerea din concediu.
• Date medicale păstrate la angajator. Corectați: păstrați fișa de aptitudine, nu diagnostice.
• Totul la o singură persoană. Corectați: managerii unităților văd restanțele oamenilor lor.

Cum aplicați pașii în Harmoniq

Două module, separate, în abonamentele Professional și Enterprise:

• Instruire și teste: cursuri pe capitole (text, video, fișiere), teste cu prag de promovare (implicit 70%) și un număr de încercări, certificate PDF cu număr și cod de verificare, pe care oricine îl poate verifica online, fără cont. Cursurile se atribuie pe funcție, unitate, departament, zonă sau toată compania, cu termen; dacă bifați „Înscrie și persoanele care vin ulterior”, colegii noi primesc cursul automat. Un curs cu valabilitate și recertificare automată se reatribuie cu 30 de zile înainte să expire certificatul.

• Securitate și sănătate în muncă: tipurile de instruire și control (introductiv-generală, la locul de muncă, periodică la 6 luni, PSI, control medical la 12 luni — toate modificabile), cu data, cine a făcut instruirea, observații și documentul semnat atașat (fișa scanată). Starea fiecăruia: valabil, expiră curând, expirat sau lipsește. Cu 30 de zile înainte de expirare, angajatul și responsabilii SSM primesc o notificare.

• Ce nu face aplicația: nu generează fișa individuală de instruire, nu o semnează electronic și nu păstrează rezultatul controlului medical (doar datele lui). Evidența SSM nu este legată automat de cursuri: un curs promovat nu creează o înregistrare SSM.
• Pentru manageri: semnalele arată instruirile trecute de termen și înregistrările SSM expirate ale oamenilor din aria lor.
• Pentru control: lista unei atribuiri se exportă în Excel (stare, progres, scor, încercări, termen), iar rapoartele au seturi de date pentru cursuri, certificate și SSM.

Întrebări frecvente

Pot ține fișa individuală de instruire doar electronic?

Normele permit formatul electronic și semnătura electronică, în condițiile stabilite de angajator în regulamentul intern (HG nr. 1425/2006, art. 81). Verificați cu serviciul SSM și cu juristul cum le aplicați la dumneavoastră.

Un test promovat înseamnă că instruirea SSM este în regulă?

Nu singur. Testul este o parte din verificare; fișa individuală, conținutul, durata și semnăturile sunt cerute separat.

Cât păstrez fișele de instruire?

Normele prevăd păstrarea pe toată durata raportului de muncă (art. 81 alin. (5)). Pentru perioada de după încetarea contractului, stabiliți regula cu juristul, ținând cont de arhivare și de protecția datelor.

Ce date medicale păstrează angajatorul?

Fișa de aptitudine, cu concluzia medicului (apt, apt condiționat, inapt temporar, inapt). Dosarul medical rămâne la serviciul de medicina muncii (HG nr. 355/2007, art. 37–38).

Pasul următor

Completați matricea pentru rolurile din compania dumneavoastră, împreună cu serviciul SSM, și verificați pentru o singură unitate dacă dosarele trec checklistul. Pentru a vedea cursurile, testele și evidența SSM, intrați în compania demo.