Română
English
Când aveți multe locații, auditul intern este felul în care aflați dacă standardul companiei se respectă la fel peste tot. Cu Audit intern, auditorii verifică unitățile după liste făcute de companie, notează pe loc, cu poze, ce nu este în regulă, iar fiecare neconformitate poate primi o acțiune corectivă, cu responsabil și termen. Scorul se calculează singur și poate intra în scorurile KPI. Îl folosesc auditorii și managerii de zonă, managerii de unitate și HR.
Cum funcționează
- Faceți șablonul. Secțiuni cu puncte de verificat, fiecare cu o pondere și, dacă e cazul, marcat critic. Alegeți scorul minim de promovare și dacă o neconformitate critică pică auditul, indiferent de scor.
- Auditorul începe auditul la o unitate din aria lui, cu data vizitei. Auditul își păstrează propria copie a punctelor, așa că o schimbare ulterioară a șablonului nu îl atinge.
- Notează fiecare punct: Conform, Neconform sau N/A. Fiecare neconformitate cere un comentariu și poate avea poze și oamenii implicați, cu numărul de greșeli — doar dintre cei care lucrau în unitate în ziua auditului. Poate salva ciorna și reveni.
- Finalizează auditul când toate punctele au un răspuns. Rezultatul: scorul, numărul de neconformități critice și „Promovat” sau „Nepromovat”, iar managerii unității sunt anunțați. Un audit finalizat nu se mai modifică.
- Planul de acțiuni. Pentru o neconformitate, auditorul sau un manager care vede rezultatele adaugă o acțiune: ce trebuie făcut, responsabil, termen. Responsabilul o vede la „Acțiunile mele” și o marchează realizată, cu o notă; auditorul o confirmă sau o redeschide, cu motivul. O acțiune depășită aduce un singur memento, responsabilului și celui care a creat-o.
Cum se calculează scorul
Scorul este procentul ponderat al punctelor conforme; punctele N/A nu contează. Exemplu dintr-o rețea de 40 de magazine alimentare de proximitate: șablonul „Igienă și prezentare” are 20 de puncte cu ponderea totală 40. La un magazin, două puncte (pondere 4) nu se aplică, iar trei puncte (pondere 6) sunt neconforme, dintre care unul critic — lista de alergeni lipsește de la raionul de patiserie. Scorul este 30 din 36, adică 83,33%. Scorul minim este 80%, dar șablonul spune că o neconformitate critică pică auditul, așa că rezultatul este „Nepromovat”. Managerul magazinului primește acțiunea „Afișați lista de alergeni”, cu termen de două zile.
Cine vede ce
- Auditorul: auditurile lui și cele din unitățile din aria lui.
- Managerii cu dreptul de a vedea rezultatele: auditurile unităților din aria lor.
- Responsabilul unei acțiuni: auditul din care face parte acțiunea lui.
- Auditează, implicit, managerii de unitate și de zonă; HR vede toată compania. Rolurile se pot schimba.
Audit și KPI
- Rezultatele pot alimenta indicatori: scorul mediu al auditurilor unei unități, numărul de neconformități critice și greșelile atribuite unei persoane în auditurile perioadei.
- Contează doar auditurile finalizate; ciornele nu.
- Un audit făcut de cineva care lucrează în unitate sau o conduce direct este marcat „Autoverificare” și nu intră niciodată în indicatori.
Limite
- Auditurile nu se programează în avans: auditorul îl începe când face vizita.
- Notarea este Conform / Neconform / N/A pe fiecare punct, cu ponderi; nu există note pe scară.
Întrebări frecvente
Ce se întâmplă cu auditurile vechi dacă schimbăm șablonul?
Nimic. Fiecare audit își păstrează punctele cu care a început; schimbarea contează doar pentru auditurile noi.
Poate managerul unității să-și auditeze propria unitate?
Da, dar auditul este marcat „Autoverificare” și nu intră în indicatorii de audit.
Cum aflu ce acțiuni am de rezolvat?
La „Acțiunile mele” găsiți toate acțiunile la care sunteți responsabil, cu termenul fiecăreia; primiți și o notificare când vi se atribuie una.
Pot pune poze la o neconformitate?
Da, la fiecare punct, direct de pe telefon.