Model de fișă de evaluare a angajaților: criterii, ponderi, scală și un exemplu completat

O fișă de evaluare a angajaților bună conține patru lucruri: criterii cantitative (cifre cu țintă și sursă), criterii comportamentale descrise prin exemple observabile, o pondere pentru fiecare criteriu și o scală cu reguli scrise de transformare a rezultatelor în note. La final are loc pentru discuție, plan și răspunsul angajatului.

Articolul vă dă un model completat cu date fictive, recalculat pas cu pas, două variații care arată unde se rupe o fișă (o dată lipsă și un prag) și fișierul fisa-de-evaluare.xlsx, cu formule gata de folosit.

Răspuns rapid. Un model de fișă de evaluare are șase secțiuni: datele persoanei și perioada, criteriile cantitative cu țintă și realizat, criteriile comportamentale cu ancore observabile, ponderile care însumează 100%, scala de la 1 la 5 cu pragurile ei și rubricile de discuție, plan și semnături. Nota finală este media ponderată a notelor, transformată într-un calificativ după praguri stabilite dinainte.

Ce este o fișă de evaluare

Fișa de evaluare a performanței reprezintă documentul în care se consemnează, pentru o persoană și o perioadă, criteriile după care este evaluată, rezultatul la fiecare criteriu, nota finală și discuția care a urmat. Ea diferă de fișa postului: fișa postului spune ce face omul, fișa de evaluare spune cât de bine a făcut-o într-o perioadă.

• Criteriul reprezintă un aspect al muncii evaluat separat: o cifră (vânzări, retururi) sau un comportament (servirea clienților, colaborarea).
• Ponderea reprezintă cât contează criteriul în nota finală, în procente. Ponderile tuturor criteriilor însumează 100%.
• Scala constă în notele posibile (aici 1–5), fiecare cu un nume și o descriere.
• Ancora comportamentală reprezintă descrierea unui comportament observabil care corespunde unei note. Metoda este cunoscută ca scală de evaluare ancorată comportamental (BARS).
• Calificativul reprezintă numele intervalului în care cade nota finală: „Corespunde așteptărilor”, „Peste așteptări”.

Ce cere legea și ce ține de practica firmei

Codul muncii nu impune un formular. Impune însă câteva lucruri pe care fișa trebuie să le respecte (Legea nr. 53/2003, forma consolidată pe Portalul legislativ, verificată la 18 octombrie 2026):

• angajatorul are dreptul „să stabilească obiectivele de performanță individuală, precum și criteriile de evaluare a realizării acestora” (art. 40 alin. (1) lit. f));
• salariatul este informat despre „criteriile de evaluare a activității profesionale a salariatului aplicabile la nivelul angajatorului” (art. 17 alin. (3) lit. e));
• regulamentul intern cuprinde „criteriile și procedurile de evaluare profesională a salariaților” (art. 242 lit. i));
• concedierea pentru necorespundere profesională (art. 61 lit. d)) se poate dispune „numai după evaluarea prealabilă a salariatului, conform procedurii de evaluare stabilite prin contractul colectiv de muncă aplicabil sau, în lipsa acestuia, prin regulamentul intern” (art. 63 alin. (2)).

Obligația legală este deci ca criteriile și procedura să existe, să fie scrise și să fie comunicate. Forma fișei, scala, ponderile și frecvența țin de management. Dacă rezultatul fișei influențează salariul sau poate susține o concediere, verificați regulamentul intern și formularea fișei cu juristul companiei. Modelul de mai jos se adresează angajatorilor privați; în sectorul public evaluarea are proceduri reglementate separat.

Cele șase secțiuni ale fișei

1. Identificare: persoana, funcția, unitatea, perioada evaluată, evaluatorul.
2. Criterii cantitative: pentru fiecare, ținta, realizatul, sensul („mai mult e mai bine” sau invers) și sursa datelor.
3. Criterii comportamentale: nota și, obligatoriu, faptele observate pe care se sprijină.
4. Ponderi și scală: cât contează fiecare criteriu și cum devine un rezultat o notă.
5. Rezultat: nota finală, calificativul și ce pondere a avut date.
6. Discuție: puncte forte, ce trebuie îmbunătățit, obiective pentru perioada următoare, comentariul angajatului, data și semnăturile.

Criterii cantitative și criterii comportamentale

Cele două tipuri se completează. Cifrele spun ce s-a obținut, comportamentele spun cum. O fișă doar cu cifre răsplătește rezultatul obținut oricum; una doar cu comportamente depinde în întregime de judecata evaluatorului.

Erorile evaluatorului și contramăsurile lor sunt tratate pe larg în articolul despre erori în evaluarea angajaților. Pe fișă, contramăsura cea mai simplă este rubrica „Dovezi”: nicio notă comportamentală fără cel puțin un fapt datat.

Cum stabiliți ponderile

• Însumați 100%. Fișa din fișierul descărcabil verifică singură suma.
• Cel mult șase-șapte criterii. Sub 10%, un criteriu nu mai schimbă nota finală și doar lungește discuția.
• Împărțirea între blocuri urmează rolul. Pentru un consultant de vânzări, 60% cantitativ și 40% comportamental este o alegere rezonabilă; pentru un rol de suport, raportul se poate inversa.
• Criteriul principal are cea mai mare pondere, dar nu peste jumătate: altfel fișa devine o singură cifră cu anexe.

Scala: de la rezultat la notă

Modelul folosește o scală de la 1 la 5. Pentru criteriile cantitative, realizarea se calculează ca procent din țintă (realizat ÷ țintă × 100; la „mai puțin e mai bine”, țintă ÷ realizat × 100), se plafonează la 120% și se transformă în notă după praguri. Pentru criteriile comportamentale, evaluatorul alege nota după ancore.

Pragurile sunt alese astfel încât atingerea țintei (100%) să cadă în mijlocul notei 3, „Corespunde așteptărilor”. Dacă la dumneavoastră ținta este deja ambițioasă, mutați pragurile; important este ca ele să fie scrise înainte de începutul perioadei.

Exemplu completat: consultant de vânzări, trimestrul III

Exemplu ipotetic. Persoană, magazin și cifre fictive. Același exemplu este precompletat în fișierul descărcabil.

Nota finală este 0,60 + 0,60 + 0,75 + 0,60 + 0,30 + 0,60 = 3,45, adică „Corespunde așteptărilor” (între 2,5 și 3,5). Tabelul arată și de ce: un trimestru bun la bon mediu și retururi, dar vânzările totale au rămas sub țintă.

Variația 1: lipsește o cifră

Dacă raportul de retururi nu a putut fi extras, criteriul rămâne „fără date”, nu primește nota 1. Nota finală se calculează din criteriile care au date: (0,60 + 0,60 + 0,60 + 0,30 + 0,60) ÷ 0,85 = 2,70 ÷ 0,85 = 3,18. Fișa afișează și ponderea acoperită: 85%. Sub un prag stabilit dinainte (în model, 70%), fișa nu dă un calificativ, ci semnalează „date insuficiente”. Regulile pentru date lipsă sunt detaliate în articolul despre date lipsă în evaluarea performanței.

Variația 2: 1.500 de lei schimbă calificativul

Cu vânzări de 142.500 de lei în loc de 141.000, realizarea devine 142.500 ÷ 150.000 = 95,00%, nota la vânzări trece de la 2 la 3, iar nota finală crește cu 0,30 × 1 = 0,30, la 3,75: „Peste așteptări”. O diferență de 1% la un singur criteriu mută persoana un calificativ mai sus.

Atenție. Pragurile schimbă comportamentul: aproape de sfârșitul perioadei, oamenii aflați la 94% au un motiv puternic să mute vânzări dintr-o lună în alta. Dacă fișa influențează bonusuri, luați în calcul nota proporțională, calculată între praguri (94% → 2 + (94 − 80) ÷ (95 − 80) = 2,93, în loc de 2) sau praguri publicate împreună cu un plafon. Testați ambele variante pe datele trecute înainte de a decide.

Cum folosiți modelul descărcabil

Fișierul fisa-de-evaluare.xlsx are patru foi: „Instrucțiuni”, „Fișa” (exemplul de mai sus, precompletat), „Scala” (calificativele și pragurile, pe care le puteți schimba) și „Ancore” (descrieri observabile pentru notele 1, 3 și 5 la fiecare criteriu comportamental). Celulele colorate se completează; restul se calculează.

1. Adaptați foaia „Scala”: numele calificativelor, pragurile de realizare și pragurile notei finale. Faceți asta o singură dată, pentru toată compania sau pentru o funcție.
2. Scrieți criteriile funcției în foaia „Fișa”: denumirea, tipul, ponderea și, la cele cantitative, sensul (1 = mai mult e mai bine, 0 = mai puțin e mai bine) și plafonul.
3. Scrieți ancorele în foaia „Ancore” pentru fiecare criteriu comportamental, cu exemple din munca reală a funcției.
4. Comunicați fișa oamenilor înainte de începutul perioadei, cu un exemplu de calcul.
5. La sfârșitul perioadei, completați ținta și realizatul, alegeți notele comportamentale cu dovezile lor și citiți verificarea din josul foii.
6. Discutați fișa cu persoana, completați rubricile de discuție și păstrați fișa semnată conform procedurii din regulamentul intern.

Sfat practic. Folosiți aceeași fișă pentru discuția de dezvoltare și pentru decizia de bonus doar dacă știți ce faceți. Un raport CIPD bazat pe o sinteză a cercetărilor constată că managerii evaluează diferit atunci când evaluarea decide plata față de atunci când servește dezvoltării și recomandă separarea celor două (CIPD, „Could do better?”, 2016).

Greșeli frecvente

• Criterii vagi („atitudine”, „implicare”). Fiecare evaluator le înțelege altfel. Corectați: scrieți ancore observabile pentru notele 1, 3 și 5.
• Note fără dovezi. O notă de 2 la servire, fără un fapt datat, nu poate fi discutată. Corectați: rubrica „Dovezi” este obligatorie la criteriile comportamentale.
• Lipsa de date notată cu 1. Omul pierde un calificativ pentru un raport care nu a venit. Corectați: „fără date” și ponderea redistribuită, cu un prag minim de acoperire.
• Ponderi care nu însumează 100%. Nota finală iese pe altă scară decât calificativele. Corectați: verificați suma la fiecare schimbare.
• Pragurile stabilite după ce se văd rezultatele. Corectați: scala se publică înainte de perioadă și se schimbă doar pentru perioadele următoare.
• Fișa completată fără discuție. Documentul semnat nu înlocuiește conversația. Pentru rezultatele slabe, pregătiți discuția după modelul de discuție de evaluare.

Cum faceți asta în Harmoniq

În Harmoniq, cele două părți ale fișei au fiecare locul lor, iar rezultatele se întâlnesc în același scor.

• Comportamentele se evaluează pe grilele de evaluare ale companiei: criterii de bifat cu puncte, niveluri dintre care se alege unul sau o notă pe o scală, cu un comentariu la fiecare criteriu și unul general. Punctele le calculează aplicația din grilă, iar rezultatul apare în puncte sau ca procent din maximul grilei.
• Cifrele și ponderile stau în fișele de evaluare, unde fiecare grilă devine un indicator (media evaluărilor din perioadă) și intră în scor cu ponderea ei, lângă vânzări sau calitate. Nivelurile pornesc de la patru niveluri standard, cu denumiri și praguri pe care le schimbați.
• Corectitudinea: dacă grila îi arată evaluarea, angajatul o vede, confirmă că a citit-o și, când grila permite, poate răspunde o dată; nimeni nu se evaluează pe sine; o evaluare lipsă apare „fără date”, nu 0.

Întrebări frecvente

Ce criterii pun într-o fișă de evaluare?

Puneți trei-patru criterii cantitative, legate de rezultatul pentru care există funcția, și două-trei criterii comportamentale, legate de felul în care se lucrează. Fiecare criteriu cantitativ are țintă, sursă și sens; fiecare criteriu comportamental are ancore observabile. Alegerea indicatorilor pe funcție este explicată pas cu pas în ghidul dedicat indicatorilor KPI.

Este obligatorie fișa de evaluare prin lege?

Codul muncii nu impune un formular anume, dar cere ca criteriile de evaluare să fie comunicate salariatului (art. 17 alin. (3) lit. e)) și ca regulamentul intern să cuprindă criteriile și procedurile de evaluare (art. 242 lit. i)). Pentru o concediere pentru necorespundere profesională, evaluarea prealabilă după procedura scrisă este obligatorie (art. 63 alin. (2)).

Ce scală este mai bună, de la 1 la 5 sau procentele?

Scala de la 1 la 5 este ușor de discutat și se potrivește criteriilor comportamentale. Procentele din țintă păstrează mai multă informație la criteriile cantitative. Modelul le combină: calculează procentul, apoi îl transformă în notă după praguri. Dacă fișa decide bani, luați în calcul nota proporțională, care evită salturile mari între 94% și 95%.

Cât de des se completează fișa de evaluare?

Frecvența ține de practica firmei, nu de lege. Pentru roluri cu rezultate lunare, ca vânzările, o fișă trimestrială cu discuții lunare scurte este un echilibru frecvent. O singură evaluare pe an lasă prea mult timp între faptă și discuție și dă un avantaj nemeritat ultimelor săptămâni dinaintea evaluării.

Cine completează fișa de evaluare?

Managerul direct o completează, pe baza datelor furnizate de cine le deține: vânzări, contabilitate, calitate. Angajatul poate face o autoevaluare înainte de discuție, utilă pentru comparație, dar nu introduce el cifrele care îl privesc. Dacă evaluarea poate avea urmări disciplinare sau salariale, procedura din regulamentul intern stabilește exact cine semnează.

Ce faceți dacă angajatul nu este de acord cu evaluarea?

Consemnați dezacordul în rubrica de comentarii a angajatului, apoi verificați cifrele contestate la sursă. O greșeală de date se corectează și se recalculează nota. Un dezacord asupra unei note comportamentale se discută pe baza dovezilor. Calea de contestare ar trebui descrisă în procedura de evaluare din regulamentul intern.

Pot folosi aceeași fișă pentru toate funcțiile?

Puteți folosi aceeași structură, aceeași scală și aceleași calificative pentru toată compania, ceea ce face rezultatele comparabile ca nivel. Criteriile și ponderile însă diferă de la o funcție la alta. Un criteriu comportamental comun, de exemplu respectarea procedurilor, poate rămâne în toate fișele, cu ancore adaptate fiecărei funcții.

Ce faceți mai departe

Descărcați fișa de evaluare, adaptați scala și completați-o pentru o singură funcție pe datele ultimului trimestru, înainte să o comunicați. Apoi:

• verificați criteriile cantitative cu ghidul despre indicatorii KPI;
• pregătiți explicarea notei după ghidul despre scoruri în care oamenii au încredere;
• pentru a vedea grilele și fișele pe date fictive, intrați în compania demo.